การเตรียมตัวเพื่อการนำเสนอ Presentation Preparation

business_2

ผู้ที่นำเสนอได้ดีระดับเทพในตำนานมีการเตรียมตัวมาเป็นอย่างดี ไม่คิดที่จะทำอะไรแค่พอผ่าน ดังนั้นการเตรียมตัวก่อนการนำเสนอที่ดีจะช่วยให้เราสามารถบรรลุเป้าหมายได้อย่างไม่ยาก วันนี้ผมมีคำแนะนำดีๆมาฝากกันครับ

หากการเตรียมตัวเปรียบเสมือนการเดินทางด้วยรถไฟฟ้ามาหานะเธอและหากการนำเสนอนั้นเหมือนการเดินทางทางไปตามสถานีต่างๆจะพบว่ามีบางจุดที่เป็นชุมทางการเชื่อมต่อ สรุปเป็นข้อๆดังต่อไปนี้


12080363_1474403989533000_4401709108506509690_o
1) เริ่มที่เนื้อหา(Content)
ก่อนนำเสนอจบแล้วอยากเห็นอะไร เช่นทำให้เราน่าเชื่อถือหรือ ทำให้คนฟังอยากซื้อสินค้า อันนี้เรียกว่า”วัตถุประสงค์” ถ้ายังไม่รู้ว่าวันนี้จะขับรถไปไหนดีก็อย่าถามทางเลย เพราะไปไหนทางไหนมันก็เหมือนกันนั่นแหละ ถ้าเป้าชัดเดี๋ยวที่เหลือจะค่อยๆชัดเจนขึ้น เช่น นำเสนอ (Present) จบ คนฟังคล้อยตาม อะไรก็ว่ากันไป
2) รวบรวมไอเดียให้มากที่สุด
เช่น คนฟังเป็นใคร มีความรู้แค่ไหน อายุเท่าไหร่ เพศ อาชีพ
พวกนี้ให้เราเกลาเนื้อหาให้ตรงตามความชอบของคนฟัง ถ้าจะไปเล็คเชอร์ น้ำเาียงโทนเดียวสไลด์มีแต่ตัวหนังสือ คงไม่ถูกใจวัยรุ่นเป็นแน่ แต่ถ้าสไลด์หรือสื่อหวือหวาแต่ต้องนำเสนอให้ผู้ใหญ่ฟังก็คงไม่เหมาะ

3) จัดแยกประเภทให้อยู่กลุ่มเดียวกัน
อาจจะแบ่งเป็น 2-3 ประเภทก็ได้ตามถนัด เช่นกลุ่มเรื่องของคนฟัง กลุ่มตัวเรา กลุ่มมุกตลกที่ใช้ประกอบ กลุ่มสินค้า กลุ่มปัญหาที่พบ กลุ่มการแก้ปัญหาและทางออก สถิติข้อมูลสนับสนุน แยกเป็นตะกร้า เวลาจะหยิบใช้เรื่องไหน จะทำให้สะดวกมากขึ้น

4) คัดไอเดียที่ดีที่สุด
ที่เหมาะกับงานนั้นๆ มาเรียงเป็นเส้นตรงจะเอาอะไรขึ้นก่อนหลัง เอาอันที่จำเป็นพออันไหนไม่จำเป็นตัดออก อันไหนเยอะไปหรือ Nice to have กับอันไหนตัดไม่ได้ Must have

5) พึงระลึกว่าทุกๆไอเดียต้องสอดประสาน
กับเวลาที่ใช้ไม่ใช่ว่ามีเวลาแค่ 10 นาทีแค่อารัมภบทปาเข้าไปครึ่งหนึ่งแล้ว เวลาไม่พอหรือเกินเวลาที่กำหนดจะลดความน่าเชื่อถือ เพราะคนฟังจะทราบดีว่าเราไม่ได้เตรียมตัวมานั่นเอง

6) หากเวลาเหลือจริงๆค่อยแทรกมุกตลก
แทรกเรื่องดราม่าให้การนำเสนอมีรสชาติ เรื่องเล่า (Story Telling) เป็นเทคนิคที่ใช้ได้ผลกว่าการนำเสนอแบบแห้งๆมีแต่ข้อมูลแต่ไม่สนุกเอาเสียเลย โดยส่วนตัวผมพบว่าการเล่าเรื่องนี่มีเสน่ห์มากหากหยิบเรื่องที่ผูกกับสิ่งที่นำเสนอได้อย่างลงตัว

7) เมื่อเนื้อหาตกผลึก
เรียบร้อยแล้วนั้นค่อยมาดูเรื่องสื่อที่ใช้ประกอบการนำเสนอ ส่วนมากจะใช้สไลด์กัน หากเป็นวิดีโอ
เป็นภาพก็เตรียมให้พร้อม อย่าลืมตรวจเช็คพวกอุปกรณ์  ไฟล์สำรอง ฟ้อนต์แปลกๆที่เตรียมไปมันเวิร์คมั้ย ใช้เครื่องไหนนำสเนอ อะไรทำนองนี้
.
8) เวลาทำสไลด์(Visual)
ให้ไล่ตามเนื้อหาที่เรียงไว้ อาจหาแรงบันดาลใจก่อนเช่น ไปหาดูสื่อของชาวบ้านที่เราชอบ แต่อย่าก๊อบปี้ เอามาหลายแแบบกองๆไว้ดูไว้ เอาของแต่ละคนมารวบรวมให้เป็นสไลด์ใหม่ๆตามแบบเรา
.
9) ลงมืออกแบบทำสไลด์
โดยคุมธีม(Theme) ให้สม่ำเสมอไปในแนวทางเดียวกัน เช่น สีบังคับไว้กี่สี ฟอนต์แบบไหน การวางเลย์เอาท์ของสไลด์หัวข้อแบบไหน จะได้ดูไม่กระโดดมาก
.
10) นำเนื้อหากับสไลด์มาเรียงรวมกัน
สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการกำกับด้วยเวลา สถานนีแรก (สไลด์แรก) จนถึงปลายทางคือเวลาที่ใช้ในการนำเสนอทั้งหมด
จบก่อนได้แต่จบหลังหมดเวลาไปแล้ว จะดูไม่ค่อยเป็นมืออาชีพเท่าไหร่
.
11) การนำเสนอแบบแถมด้วยเวลา
ถ้าหัวข้อหรือการพูดไม่เด็ดจริงๆ คนดูมักจะเริ่มกระสับกระส่าย ถ้าไม่รักกันจริงไม่อยู่ฟังต่อนะจะบอกให้ ผมเคยไปร่วมงานสัมมนางานหนึ่ง มีคนพูดเกือบๆ 15 คน แต่พอแต่ละคนนำเสนอเกินเวลานี่ ก็กินเวลาท่านอื่นๆไปเรื่อยๆ ล้มเป็นโดมิโน่ สุดท้ายต้องมีผู้พลีชีพโดยการตัดการนำเสนอของบางท่านออกไปเพราะเวลาไม่พอนั่นเอง

12) สิ่งที่ได้จากข้อ 11 ที่ควรทำคือ การเขียนแผนการนำเสนอเพื่อกำกับ จะได้รู้ว่าสไลด์แรกใช้เวลาได้กี่นาที
สไลด์ที่เหลือใช้เวลาพูดได้นานเท่าไหร่หารย่อยออกมาเลยว่าห้ามเกินกี่นาที จำไว้ว่าหากมีเวลา 10 นาที เวลา

13) การเตรียมตัวด้านการส่งมอบ (Delivery)
หากพูดไม่เก่งก็ให้ใช้เครื่องมืออื่นช่วยเช่น ภาพ คลิปวิดีโอ หรือสื่อที่เหมาะสม ถ้าพูดเก่งอยู่แล้วให้ระวังจะมากเกินไปร่างสคริปต์กำกับไว้บ้างก็ดีจะได้ไม่พลาด อะไรที่ควรพูดอะไรคือพูดก็ได้ไม่พูดก็ไม่เป็นไร

14) การฝึกซ้อมเป็นอะไรที่คนไม่ชอบทำ
แต่เทพในตำนานมีการฝึกซ้อมพูด พร้อมจับเวลาอย่างแน่นอนเพราะเท่าที่เห็นใช้เวลาและพูดได้เรียงลำดับดีมาก เสร็จก่อนเวลาไม่ก็พอดีเป๊ะๆ


15) วันจริงไปเตรียมตัวเรื่องสถานที่ก็ดีนะ
เพราะของที่คาดว่าจะไม่เกิดมักจะมาหาเสมอ ไฟดับ อุปกรณ์ชำรุด ไปก่อนเวลาจะได้เปรียบมีแผนสำรองฉุกเฉินไว้บ้างจะได้ไม่หน้าแตกทดลอง ทดสอบเสียให้พร้อมด้วยอย่าลือล่ะ

16) หากมีเวลา 10 นาที
ให้ใช้เวลาซัก 8 นาทีพอ ที่เหลือ 2 นาทีเอาไว้เป็นกันชนเพราะถึงเวลาจริงเราอาจจะย้วยยืดยาดให้เผื่อไว้บ้างจะได้เป๊ะหรือไม่เกินเวล

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s