7 เคล็ดลับสำหรับเตรียมการนำเสนอให้ประหยัดเวลา

Untitled 6.001.jpeg

1 ) ตอบคำถามนี้เสียก่อน(Question) สำหรับวัตถุประสงค์ในการนำเสนอ คำถามเหล่านี้จะช่วยให้เห็นไอเดียกว้างๆและเห็นปลายทางหลังนำเสนอจบ คำถามเหล่านี้ไม่มีอะไรแน่นอนตายตัว สามารถเพิ่มหรือลดได้ตามต้องการ หากมั่นใจว่าเรานำเสนอครั้งนี้ไปทำไม

  • ทำไมต้องเรา
  • คนฟังควรได้อะไรกลับไป
  • อยากได้อะไรหลังนำเสนอจบ
  • ใครคือผู้ฟัง
  • นำเสนอที่ไหน
  • มีเวลาเท่าไหร่
  • จัดห้องแบบไหน
  • อุปกรณ์เป็นอย่างไร
  • พลาดเรื่องไหนไม่ได้

insurance-539659_960_720

2) ให้ความสำคัญกับเนื้อหาก่อนเป็นลำดับแรก (Content) แม้ว่าการถ่ายทอดด้วยน้ำเสียงที่ดี ท่าทางบุคลิกยอดเยี่ยม สื่อที่ใช้สุดยอด แต่ถ้าเนื้อหาไม่แน่นนี่ก็ไปลำบากครับ ลองย้อนกลับไปดูข้อ 1) เราน่าจะได้ไอเดียหลักๆและสิ่งที่คำนึงถึง ถ้าตอบคำถามพวกนี้ได้ครบรอบด้าน พยายามเขียน จดบันทึก ละเลงบนกระดาษก็ได้จะช่วยให้ได้ไม่เปะปะ หาเพื่อนหรือคนอื่นช่วยออกความเห็นอะไรก็ว่ากันไป

3) แก่นหรือว่าข้อความหลัก (Key message) หลังจากรวบรวมไอเดียเนื้อหาจากข้อ 1 และข้อ 2 แล้ว อยากให้คิดข้อความหลักหรือประมวลผลจากเนื้อหาทั้ง ถ้ามันแทนด้วยแค่ประโยคสั้นๆมันคืออะไรเช่น “นำเสนอให้ถูกตอบสนอง” “การให้คือการสื่อสารที่ดีที่สุด” “Beauty is the state of mind” ลองไล่เขียนสิ่งที่อยากให้คนฟังจดจำได้ซัก 3 ข้อ เพราะในขั้นตอนถัดไปจะมีเจ้า Key message นี้แหละอยู่เป็นหลัก ที่เหลือก็แค่ส่วนส่งเสริมที่ช่วยสนับสนุน

keyboard-621830_960_720

4) จัดกลุ่มเนื้อหา (Grouping) จัดการเอาเนื้อหาหรือไอเดีย พวกเดียวกันเอาไว้ด้วยกัน แบ่งเป็นกลุ่มให้ง่ายต่อการเรียกมาใช้งาน ดังนั้นขั้นตอนนี้ไม่แนะนำให้มโนในหัว ควรใช้เครื่องมือที่หาได้มาช่วย เช่น สมุดบันทึก ปากกา post it หรืออะไรก็ได้ที่ช่วยให้ขยับจัดเรียงเนื้อหาไปๆมาๆได้สะดวก ส่วนตัวผมใช้ post it สีแจ่มที่เอาไว้เขียน keyword สั้นๆในแต่ละแผ่น แต่ผมเห็นเพื่อนบางคนใช้ Mindmap บนกระดาษ A4 เอาที่สบายใจเรานั่นแหละเป็นดีที่สุด จะใช้ App ก็ได้ไม่มีผิดหรือถูก ตรงนี้มีเทคนิคเพิ่มเติมหากหลายท่านนึกไม่ออกว่าจะใส่เนื้อหาอะไรลงไปบ้าง ผมใช้เทคนิคชื่อ VESPA เป็นหลักในการคิดเนื้อหาครับ ช่วยทำให้เรามีไอเดียเพิ่มได้มากทีเดียว

team-386673_960_720

5) เรียงลำกับเนื้อหา (Flow) เมื่อถึงขั้นตอตนนี้แล้ว ที่นี้ก็แค่เอาโน้ตจากข้อ 4 มาเรียงลำดับให้ไหลลื่น อย่าลืมนะครับการเรียงมีผลกับอารมณ์ของการสื่อสาร ไหนก่อนอันไหนหลังตัดสินใจให้ดี ลองนึกถึงหนังที่ชอบก็ได้ว่า ทำไมเขาเรียงแบบนี้ ทำไมต้องเปิดตัวผู้ร้ายก่อน ทำไมฉากนี้มาทีหลัง ทุกอย่างทุกตอนจากหนังสอนเราเรื่องลำดับได้

mark-516277_960_720

6) ทำสื่อ (Slide deck) ถ้าทำขั้นตอนจาก 1-6 ได้ถึงตอนนี้แล้วจะใช้เวลาทำสไลด์ไม่นานแน่นอน เพราะทุกอย่างลงตัวหมดแล้ว ที่เหลือเรื่องสื่อนี่แค่ทำตามบทที่เขียนเอาไว้ เหมือนผู้กำกับหนังเรียกกองออกไปถ่ายทำนั่นแหละ ถ้าบทเสร็จก็ไล่ทำไปที่ละตอนทีละท่อน ช่วยให้ไประหยัดเวลาไปมาก ถ้าใครไม่ได้ทำสไลด์เอง ก็แค่ส่งเนื้อหาแบบละเอียดให้คนอื่นไปทำก็ได้ เพราะเนื้อหาถูกลำดับตามวัตถุประสงค์ที่เราตั้งไว้แล้ว

macbook-624707_960_720

7) ออกแผน (Presentation Plan) อันนี้เป็นเคล็ดลับที่ช่วยให้ประหยัดเวลามากในการซ้อมหรือแม้กระทั่งตอนนำเสนอ เพราะหากเนื้อหาเตรียมมาดีแล้ว สื่อก็พร้อม แล้วทำไมไม่ออกแผน? แผนจะช่วยกำกับให้การนำเสนอนั่นตรงตามเวลาที่วางเอาไว้ แผนที่ดีควรมีเวลากำกับพร้อมกับหัวข้อที่วางไว้ เช่นพูดเปิดประเด็นใช้เวลา 5 นาที ต้องใช้สไลด์ 4 แผ่นแรก ถัดมาคือช่วงแนะนำผลิตภัณฑ์มีเวลา 10 นาที มีสไลด์ที่ใช้ทั้งหมด 10 สไลด์ดังนั้นก็ต้องพูดให้ได้เฉลี่ยนาทีละ 1 สไลด์เป็นต้น

whiteboard-849803_960_720

ลองเอาไปปรับใช้กันดูครับแล้วพบกันโพสต์หน้าครับ

เบญจ์ ไทยอาภรณ์
http://www.PresentationBen.com
FB.me/PresentationCafe

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s