โครงสร้างลำดับของการนำเสนออาจมีหลายรูปแบบ ซึ่งโดยส่วนใหญ่ก็คงคล้ายกัน คือเปิดการนำเสนอให้ดูน่าสนใจ เข้าสู้เนื้อหาหลักและปิดการนำเสนอด้วยวิธีการที่วางเอาไว้ แต่บ่อยครั้งที่การนำเสนอที่ดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำเสนอเชิงธุรกิจ (Business Presentation) มักมีการให้เวลาจำนวนหนึ่งหลังจากที่ปิดไปแล้วเพื่อให้ผู้ฟังซักถามในประเด็นที่น่าสงสัย
หากมีการเตรียมลำดับในแบบนี้ ก็ควรมีการเตรียมตัวในการรับมือกับคำถามไว้บ้างไม่มากก็น้อย เพื่อสงเสริมให้การนำเสนอนั้นสมบูรณ์แบบ ต่อไปนี้มีคำแนะนำมาฝากกันสำหรับการตอบคำถาม
1) คิดคำถามไว้เสียก่อน ระดมความคิดเห็นจากเพื่อร่วมงาน ทีมงานหรือผุ้มีประสบการณ์ว่า หากเนื้อหาที่นำเสนอไปเป็นเช่นนี้ มีคำถามอะไรบ้างที่น่าจะถูกถาม หลักการง่ายๆในข้อนี้คือ ให้ลองใส่แว่นของคนฟังดูว่า ถ้าเป็นเขาเราจะสงสัยอะไรหลังจากนำเสนอจบ
2) ชี้นำคำถาม บ่อยครั้งที่พอถึงช่วงนี้ คนฟังทุกคนเงียบกริบ ไม่มีใครกล้าถามอะไรเลย ซึ่งอาจจะไม่เป็นการดีสำหรับการนำเสนอเพราะนั่นหมายถึงผู้ฟังอาจไม่รู้เรื่อง ไม่เข้าใจ ดังนั้นเพื่อการนำไปปรับปรุงแก้ไข ผู้นำเสนอควรใช้การชี้นำบางอย่าง โดยยกตัวอย่างคำถามง่ายๆให้ผู้ฟังลองสะท้อนกลับดู อันนี้ไม่มีกฎตายตัวว่าควรทำหรือไม่ แต่ให้ดูตามความหเมาะสมตามสถาณการณ์จะดีกว่า
3) สบสายตาผู้ฟัง เพื่อทำให้การนำเสนอดูเป็นมิตร เข้าอกเข้าใจ อันจะนำไปสู่การตั้งคำถามเพื่อช่วยให้บรรยากาศไม่มีช่วงเงียบกริบ
4) ตั้งใจฟังเมื่อมีคำถาม อันนี้เอาไว้สำหรับให้เราเข้าใจคำถาม อย่าลือว่าผู้ฟังอาจไม่ได้มีทักษะการถามขั้นเทพ หรือทักษะการสื่อสารชั้นพรหม การทวนคำถามด้วยสิ่งที่ผู้ฟังถามเพื่อย้ำว่าเข้าใจตรงกันย่อมเป็นการดีที่ฟังไม่จบแล้วดันชิงตอบคำถามเสียก่อน
5) เมื่อไม่สามารถตอบคำถามได้ อย่าพยายามบอกว่าไม่ทราบ หรือเลี่ยงที่จะตอบ ควรขอบคุณผู้ถามและแจ้งว่าคำตอบอาจต้องใช้เวลาในประมวลผลซึ่งไม่สามารถตอบได้ทันที รบกวนขอรายละเอียดการติดต่อ เพื่อจะได้ตอบคำถามอย่างสมบูรณ์อีกครั้ง ทั้งนี้ทั้งนั้นอันนี้ขึ้นอยู่กับสถาณการณ์อีกเช่นกันให้ดูตามความเหมาะสมด้วย
สำหรับวันนี้ลากันไปก่อนครับ
PresentationBen.com 