PresentationBen's Blog

10 เคล็ดลับการนำเสนอแบบมืออาชีพ

ในโลกที่การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ การเป็นผู้นำเสนอที่เชี่ยวชาญเป็นทักษะที่สามารถเปิดประตูสู่โอกาสมากมาย ไม่ว่าเราจะเป็นนักธุรกิจ นักการศึกษา หรือเพียงแค่คนที่ต้องการพัฒนาตนเองการนำเสนอแบบที่มืออาชีพนิยมทำสามารถยกระดับชีวิตส่วนตัวและอาชีพการงานของเราได้ และต่อไปนี้คือคำแนะนำที่รวบรวมมาจากประสบการณ์ที่ได้พบได้เห็นว่า ผู้ที่มีทักษะการนำเสนอมืออาชีพ “Professional Presentation Skills” นิยมทำอย่างไร (Do)

1. รู้จักผู้ฟังของเรา (Know your audience)

อย่าลืมว่าเราไม่ได้กำลังพูดคนเดียว แต่กำลังสื่อสารกับผู้ฟัง ดังนั้น จงเข้าใจพวกเขาให้ดีที่สุด ไม่ว่าจะเป็นความสนใจ ระดับความรู้ในหัวข้อนั้นๆ รวมถึงสิ่งที่พวกเขาคาดหวังจากคุณ เพื่อปรับแต่งเนื้อหาให้โดนใจที่สุด

หลายคนมักมองข้ามเรื่องนี้ เพราะคิดว่าแค่เตรียมเนื้อหาให้ดี ขึ้นไปพูด ก็จบงานแล้ว แต่จริงๆ แล้วเราต้องเข้าใจก่อนว่ากำลังพูดกับใคร พวกเขาสนใจอะไร มีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับเรื่องที่เราพูดมากน้อยแค่ไหน และที่สำคัญคือ เขาคาดหวังอะไรจากการฟังเราพูด

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเราต้องไปนำเสนอผลประกอบการบริษัทให้ลูกค้าฟัง เราคงไม่สามารถพูดด้วยศัพท์ทางการเงินเยอะๆ เหมือนตอนคุยกับเพื่อนร่วมทีมได้ แต่ต้องปรับคำพูดให้เข้าใจง่ายขึ้น อาจจะยกตัวอย่างเปรียบเทียบกับเรื่องใกล้ตัวของลูกค้า และโฟกัสไปที่ประโยชน์ที่เขาจะได้รับ เพื่อตอบโจทย์ความคาดหวังของเขาให้ได้มากที่สุด

ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอแบบไหน การทำการบ้านเรื่องกลุ่มผู้ฟังไว้ก่อนเป็นสิ่งที่ข้ามไม่ได้เลยล่ะครับ เท่านี้เราก็จะสามารถสร้างเนื้อหาที่โดนใจ และเลือกวิธีการนำเสนอที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคนกลุ่มนั้นๆ ได้แล้ว

2. การมีเป้าหมายที่ชัดเจน (Have a clear objective)

จริงๆ แล้ว ก่อนการนำเสนอทุกครั้ง เราควรถามตัวเองก่อนเลยว่า เราต้องการอะไรจากการนำเสนอครั้งนี้กันแน่ การไม่กำหนดเป้าหมายก็เหมือนการขับรถออกจากบ้านโดยไม่รู้ว่าจะไปที่ไหน ซึ่งไม่ว่าเราจะขับไปเรื่อยๆ สุ่มสี่สุ่มห้า หรือวนวนอยู่ในซอยเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า เราก็ไม่มีทางไปถึงจุดหมายปลายทางได้เลย แถมยังเสียเวลา เสียน้ำมัน และอาจเกิดอุบัติเหตุระหว่างทางได้อีกด้วย

การนำเสนอก็เช่นกัน ถ้าเราขึ้นไปพูดไปเรื่อย พล่ามไปโน่นนี่ แต่ไม่มีโฟกัสว่าอยากจะสื่อสารอะไรกันแน่ สุดท้ายผู้ฟังก็จะจับประเด็นไม่ได้ งงไปหมด และไม่เกิดผลลัพธ์อะไรขึ้นมาเลยนอกจากเสียเวลาทั้งของเราเองและคนอื่น แต่ในทางกลับกัน ถ้าเรามีจุดหมายที่ชัดเจน มีแผนที่เส้นทางที่จะไป เราก็จะรู้ว่าจะต้องเตรียมตัวอย่างไร จะหยิบยกประเด็นไหนมาพูด และจะพาผู้ฟังไปในทิศทางใด เพื่อไปให้ถึงเป้าหมายที่วางไว้ได้อย่างตรงจุด

ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว เป้าหมายของการนำเสนอนั้นอาจแบ่งเป็น 3 ระดับใหญ่ๆ ได้แก่

ระดับที่ 1 คือ การให้ข้อมูล (To Inform) หมายถึง เราต้องการถ่ายทอดข้อมูล ข้อเท็จจริง ความรู้ใหม่ๆ ให้ผู้ฟังได้รับทราบ เข้าใจลึกซึ้ง และเห็นภาพชัดเจนมากขึ้นในเรื่องนั้นๆ เช่น การนำเสนอผลวิจัย รายงานความคืบหน้าของโปรเจ็กต์ หรือสถานการณ์ตลาดล่าสุด เป็นต้น

ระดับที่ 2 คือ การโน้มน้าวใจ (To Persuade) นั่นคือ เรามีเป้าหมายที่จะเปลี่ยนความคิด ทัศนคติ หรือการตัดสินใจของผู้ฟัง ให้เห็นคล้อยตาม เชื่อมั่น และยอมรับสารที่เราสื่อออกไป ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอไอเดียใหม่ๆ ขายสินค้าหรือบริการ หรือขอการสนับสนุนจากผู้บริหาร ก็จัดอยู่ในกลุ่มนี้

และระดับที่ 3 คือ การกระตุ้นให้เกิดการกระทำ (To Motivate Action) ถือเป็นเป้าหมายสูงสุดของการนำเสนอ เพราะเราไม่ได้หวังแค่ให้ผู้ฟังคิดเห็นด้วยเท่านั้น แต่ต้องการปลุกเร้าให้เขาลุกขึ้นมาลงมือทำ เปลี่ยนแปลงพฤติกรรมอย่างเป็นรูปธรรม ซึ่งอาจเป็นการชักชวนให้ซื้อสินค้า ร่วมบริจาค เข้าร่วมกิจกรรม ปรับปรุงวิธีการทำงานหรือนำสิ่งที่ได้ฟังไปปฏิบัติจริง

ดังนั้น การรู้ว่าเราต้องการอะไรจากการนำเสนอ ระดับไหนกันแน่ จะเป็นเข็มทิศชี้นำว่าเราควรเลือกข้อมูลชุดไหน ใช้น้ำเสียงและภาษากายแบบใด รวมถึงออกแบบสไลด์หรือวิชวลอย่างไร เพื่อสร้างแรงกระแทกทางความคิดและอารมณ์ ชักจูงให้ผู้ฟังคล้อยตาม จดจำ และอยากนำไปใช้ต่อได้มากที่สุด ยิ่งเป้าหมายชัดเจนเท่าไหร่ เข็มทิศก็ยิ่งจะนำทางเราไปสู่ผลลัพธ์ที่ต้องการได้แม่นยำมากขึ้นเท่านั้น

ฉะนั้น อย่าลืมถามตัวเองก่อนการนำเสนอทุกครั้งว่า เราอยากได้อะไร อยากให้ผู้ฟังคิดหรือรู้สึกอย่างไร และอยากเห็นเขาทำสิ่งใดต่อไป แล้วก็มุ่งมั่นเดินหน้าไปตามเส้นทางนั้นอย่างเต็มที่ รับรองว่าจะไม่หลงทาง ไปไม่ถูก หรือเสียเที่ยวอย่างแน่นอน เพราะมีเป้าหมายคอยนำทิศทางอยู่ตลอดเส้นทางนั่นเอง

3. เปิดให้โดน ปิดให้ตราตรึง (Open strong, close memorable)

นาทีแรกและนาทีสุดท้ายของการนำเสนอ ถือเป็นช่วงเวลาทองที่สำคัญที่สุด เพราะเป็นโอกาสอันน้อยนิดที่เราจะได้ครองใจผู้ฟัง ให้เขาจดจ่ออยู่กับเรา อยากติดตามเราไปตลอดทั้งการนำเสนอ และยังคงนึกถึงเราไปอีกนานแสนนานแม้จะจบไปแล้ว

การเปิดเรื่องด้วยการเล่าสตอรี่สั้นๆ ชวนสนใจ หรือตั้งคำถามกระตุ้นความคิด จะเป็นการคว้าความสนใจของผู้ฟังได้ตั้งแต่วินาทีแรก ทำให้เขารู้สึกอยากรู้อยากฟังเรื่องราวที่จะเกิดขึ้นต่อไป เหมือนกับการอ่านหนังสือแล้วถูกดึงดูดตั้งแต่ประโยคแรก มันจะทำให้เราอยากอ่านต่อไม่วางมือเลยจนถึงหน้าสุดท้าย

ยกตัวอย่างเช่น ในงานสัมมนาธุรกิจครั้งหนึ่ง วิทยากรเปิดเรื่องด้วยการถามว่า “ทุกคนเคยลองคิดไหมว่า จริงๆ แล้วเราใช้เวลาว่างไปกับอะไรบ้าง?” เขาเล่าต่อว่า คนเราโดยเฉลี่ยใช้เวลาหนึ่งในสามของชีวิตไปกับการนอน อีกหนึ่งในสามไปกับการทำงาน แล้วอีกหนึ่งในสามล่ะ? เราทำอะไรกับมัน ใช้มันให้คุ้มค่ามากแค่ไหน? คำถามชวนคิดนี้ทำให้ผู้ฟังตื่นเต้นและสงสัยว่า พวกเขาใช้เวลาไปกับอะไรบ้าง และจะเชื่อมโยงกับธุรกิจที่กำลังจะนำเสนออย่างไร มันสร้างแรงดึงดูดให้ทุกคนอยากฟังต่อให้จบ

แล้วการปิดท้ายอย่างประทับใจล่ะ? สิ่งสำคัญไม่แพ้กัน เพราะนี่คือสิ่งสุดท้ายที่เราจะทิ้งไว้ในความทรงจำของผู้ชม เปรียบเหมือนกับท้ายของภาพยนตร์เรื่องโปรด ที่ไม่ว่าจะผ่านไปนานแค่ไหน เราก็ยังคงนึกถึงฉากจบนั้นได้ขึ้นใจ

การปิดท้ายอาจเป็นการสรุปข้อคิดสำคัญที่เราอยากให้ผู้ฟังจดจำ อย่างในงานแถลงผลิตภัณฑ์ใหม่ สตีฟ จ็อบส์มักจะทิ้งท้ายด้วยประโยคสั้นๆ แต่ชวนฉุกคิด เช่น “คิดแตกต่าง” (Think different) หรือ “จงหิวกระหายและโง่เขลา” (Stay hungry, Stay foolish) ทำให้คนดูยังคงขบคิดถึงสารนั้น แม้เวลาจะผ่านไปนานแค่ไหนก็ตาม

หรืออีกวิธีคือ การชักชวนให้ผู้ฟังลงมือทำบางสิ่งต่อจากนี้ (Call to action) อาจเป็นการให้โหลดแอปพลิเคชัน ซื้อผลิตภัณฑ์ หรือแค่ลองเปลี่ยนวิธีคิดและมองโลกแบบใหม่ในสไตล์ของเราดู เพื่อให้สิ่งที่เขาได้ฟังวันนี้ไม่ได้จบลงแค่ในห้องประชุม แต่ยังส่งผลเปลี่ยนแปลงชีวิตเขาได้จริงๆ แม้จะออกจากที่นี่ไปแล้ว

ดังนั้น ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอสั้นยาวแค่ไหน อย่าลืมใส่ใจกับการออกแบบช่วงเปิดและปิดเป็นพิเศษ ใช้เวลาโดยเฉลี่ยสัก 10% ของเวลาทั้งหมดไปกับการคิดหาวิธีที่จะสร้างความประทับใจเฉพาะหน้าและทิ้งท้ายแบบตราตรึง เพราะมันคือกุญแจสำคัญที่จะล็อคใจผู้ฟังไว้ได้อย่างแน่นหนา และไขประตูให้เขานำสิ่งดีๆ ที่ได้จากเราในวันนี้ ติดตัวกลับไปใช้จริงและจดจำไปอีกนาน เรียกได้ว่า เป็นการลงทุนเล็กๆ ที่ให้ผลตอบแทนสูงมหาศาลเลยทีเดียว

4. เล่าเรื่องให้เป็น (Tell stories)

หากจะเปรียบเทียบการนำเสนอเหมือนกับการเดินทาง ข้อมูลและตัวเลขก็เหมือนป้ายบอกทาง ส่วนเรื่องราวต่างๆ ก็คือสถานที่สวยงามและประสบการณ์น่าจดจำระหว่างการเดินทาง อย่าลืมว่ามนุษย์เล่าถ่ายทอดภูมิปัญญาต่างๆผ่านสตอรี่ตั้งแต่เรายังไม่มีตัวอักษรไว้ใช้งาน Fact tell, but story sell.

ในขณะที่ข้อมูลถูกส่งตรงไปยังสมองของผู้ฟังเพื่อคิดวิเคราะห์ แต่สตอรี่จะสื่อโดยตรงกับอารมณ์ของพวกเขา มันอาจปลุกความรู้สึก กระตุ้นจินตนาการ และทำให้คนฟังเชื่อมโยงเข้ากับประสบการณ์ส่วนตัวได้ สตอรี่จึงเป็นตัวเชื่อมให้ผู้ฟังรู้สึกราวกับว่าเรากำลังคุยกันตัวต่อตัว ทำให้เกิดความผูกพันและเปิดใจรับฟังมากขึ้น

ลองนึกถึงเรื่องที่เราประทับใจสักเรื่อง สิ่งที่ตราตรึงใจเรามักไม่ใช่ตัวเลขอ้างอิงหรือบทวิเคราะห์เชิงลึก แต่มักเป็นเรื่องราวของคนธรรมดาๆคนหนึ่ง หรืออาจเป็นประสบการณ์ส่วนตัวที่หลอมรวมเป็นบทเรียน เรื่องจริงของคนที่ผู้พูดรู้จัก หรือแม้แต่นิทานอุปมาอุปไมยก็ตาม เรื่องราวเหล่านี้ทำให้เนื้อหาที่เป็นนามธรรมกลายเป็นภาพเห็นชัดในใจคน จับต้องได้ และอยู่ในความทรงจำได้นานกว่า

การเลือกสตอรี่มาใช้ในการนำเสนอนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ถ้ามองให้ลึกลงไป เราจะพบว่าเรื่องราวที่ผู้คนชื่นชอบมักมีโครงสร้างพื้นฐานคล้ายกัน นั่นคือจะมีตัวละครหลักที่มีเป้าหมายบางอย่าง เขาพบอุปสรรคหรือปมปัญหาที่ยากจะข้ามผ่าน แต่สุดท้ายเขาก็เอาชนะมันได้ และได้เรียนรู้บางสิ่งที่เปลี่ยนแปลงตัวเองหรือโลกรอบตัวในทางที่ดีขึ้น

สุดท้ายนี้ ผมมีเทคนิคเล็กๆ น้อยๆ ในการหาเรื่องเล่ามาฝากครับ ลองเริ่มจากการนึกถึงเป้าหมายสูงสุดของการนำเสนอก่อน จากนั้นให้ตั้งคำถามกับตัวเองว่า “มีเรื่องอะไรบ้างที่เห็นภาพชัดเจนและอธิบายเป้าหมายนั้นได้ดี” ถ้าคิดไม่ออก ลองนึกถึงประสบการณ์ที่ผ่านมา คุยกับคนรอบข้าง หรือแม้แต่ลองหาแรงบันดาลใจจากนิทานหรือหนังสือที่ชอบ แล้วจับมาปรับใช้ให้เข้ากับบริบทของตัวเองดู เมื่อได้เรื่องราวที่น่าสนใจแล้ว ก็ค่อยมาเรียบเรียงให้สอดคล้องกับข้อมูลที่ต้องการสื่อ โดยวางไว้ในจังหวะที่ลงตัว เชื่อมโยงผู้ฟังเข้าหาประเด็นหลักได้อย่างกระชับและน่าติดตาม

เรื่องเล่าดีๆสั้นๆ สัก 2-3 เรื่องประกอบการนำเสนอ ก็สามารถยกระดับความน่าสนใจได้หลายเท่าตัวแล้วล่ะครับ เพราะเรื่องราวสามารถเข้าถึงอารมณ์ความรู้สึกของผู้ฟังได้ลึกกว่าข้อมูลเป็นไหนๆ หากเราสามารถสร้างการเชื่อมโยงกับเขาผ่านตัวอย่างจริงหรือกรณีศึกษาได้ เราจะสามารถส่งต่อแนวคิดหรือวิสัยทัศน์ของเราไปสู่จิตใจของพวกเขาได้อย่างแท้จริง และนั่นคือสิ่งที่ผู้นำเสนอทุกคนปรารถนา นั่นก็คือการเปลี่ยนใจคน และปลุกพลังในตัวพวกเขาให้ออกมาเปลี่ยนแปลงโลกนั่นเอง

5. ง่ายแต่ไม่ต้องง่ายเกินไป (Keep it simple but not simplistic)

ศิลปะของการนำเสนอที่ดีคือการถ่ายทอดเรื่องยากๆ ให้กลายเป็นเรื่องง่าย เหมือนเรากำลังคุยกับเด็กอายุ 12 ขวบ แต่ไม่ใช่ในแบบที่ทำให้เขารู้สึกว่าโดนดูถูก เพราะคนเราอาจไม่ชอบฟังเรื่องที่ซับซ้อนเกินไป แต่ก็ไม่อยากฟังอะไรที่มันตื้นหรือบางเกินจนไม่รู้สึกท้าทาย วิธีการคือต้องหาจุดสมดุลที่ลงตัวแบบพอดีๆซึ่งอาจประกอบไปได้ย

การใช้ภาษาและคำศัพท์ที่เรียบง่าย เหมือนพูดคุยกันในชีวิตประจำวัน ไม่ต้องมาเนียนเทคนิคเทอมยากๆ ให้ปวดหัว เว้นแต่ว่าจำเป็นต้องใช้จริงๆ นะ ถ้าจะให้คนจำง่ายขึ้น

การมีรูปภาพประกอบก็ช่วยได้เยอะ จะเป็นกราฟิก แผนภาพ หรือรูปถ่ายก็ได้ แต่ต้องเลือกใช้ในจุดที่จะช่วยเน้นย้ำเนื้อหาสำคัญๆ แต่ก็อย่าให้กลายเป็นว่ารูปเยอะจนกลบเนื้อหาไปหมด

เวลาเรานำเสนอเรื่องอะไรสักอย่าง เราควรจะต้องรู้ลึกกว่าที่เราพูด เหมือนภูเขาน้ำแข็ง ที่โผล่พ้นน้ำมาให้เห็นแค่ยอดเท่านั้น แต่จริงๆ แล้วข้างใต้มีส่วนที่ใหญ่กว่ามากซ่อนอยู่

เราต้องแน่ใจว่าตัวเรารู้เรื่องนั้นอย่างถ่องแท้ แล้วเลือกหยิบแต่ประเด็นสำคัญๆ มาพูด พร้อมเสริมข้อมูลเชิงลึกในบางจุดที่จำเป็น เพื่อให้ผู้ฟังรู้สึกว่าเราเข้าใจในสิ่งที่กำลังพูดจริงๆ ไม่ใช่แค่ท่องข้อมูลมาเฉยๆ

เคล็ดลับคือ เวลาเราอธิบายอะไรสักอย่าง ลองคิดเสมอว่ากำลังพูดกับคนที่ไม่มีพื้นฐานในเรื่องนั้นเลย เราชอบใช้ศัพท์แสงเทคนิคที่เราคุ้นเคยในวงการของเรา แต่คนอื่นอาจจะงงได้ เพราะฉะนั้น ถ้าเป็นไปได้ก็พยายามอธิบายสิ่งนั้นโดยไม่ต้องพึ่งคำศัพท์พวกนั้นเลย แต่ถ้าหลีกเลี่ยงไม่ได้จริงๆ ก็อธิบายความหมายของมันไปด้วยเลยก็อาจจะดีกว่า

6. สื่อสารแบบสองทาง (Engage with your audience)

คิดซะว่าการนำเสนอเป็นการชวนคุยกับผู้ฟัง ไม่ใช่พูดคนเดียวจบ เพราะยิ่งให้เขานั่งเงียบนานเท่าไหร่ เขาก็จะยิ่งง่วงหรือหยิบมือถือขึ้นมาเล่นมากขึ้นเท่านั้น

เทคนิคง่ายๆ คือ อย่าลืมทักทายเป็นกันเองตั้งแต่ต้น สบตา ยิ้ม แนะนำตัวแบบสั้นๆ แล้วชวนคุยเรื่องทั่วไปก่อน เหมือนเป็นการอุ่นเครื่องให้ทั้งเราและผู้ฟังพร้อมทั้งทั้งนี้ทั้งก็ขึ้นกับบริบทด้วยว่า การนำเสนอครั้งนี้ต้องการความเป็นทางการมากน้อยแค่ไหน อาจจะเริ่มต้นด้วยข้อมูลบางอย่างที่ชวนสงสัย เช่น ท่านทราบหรือไม่ว่า มนุษย์เรากลัวอะไรมากที่สุด จนความกลัวนั้นฉุดรั้งให้เราไม่กล้าก้าวต่อไปข้างหน้า

ซึ่งคำถามนี้อาจจะช่วยให้การเริ่มต้นนำเสนอ เต็มไปด้วยคำตอบพร้อมเหตุผลที่หลากหลาย แล้วเราค่อยเฉลยตอนสุดท้ายพร้อมแหล่งอ้างอิงที่น่าเชื่อถือ ก็น่าจะเป็นการเริ่มต้นที่ดีที่ช่วยให้ผู้ฟังเริ่มมีส่วนร่วมกับเรา ซึ่งระหว่างนำเสนอก็อาจหาจังหวะตั้งคำถามให้ผู้ฟังร่วมตอบบ้าง ทั้งในใจหรือถามสุ่มคนในห้องสักสองสามที่ แต่ต้องเป็นคำถามที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่พูดนะ จะได้ทำให้เขารู้สึกมีส่วนร่วม ตื่นตัวอยากติดตามต่อ เผื่อเดี๋ยวจะโดนเรียกชื่ออีกรอบ แถมยังเช็คได้ว่าเขาเข้าใจเราแค่ไหน

ส่วนตรงไหนที่เนื้อหาเริ่มหนักๆ หน่อย ลองแทรกเกมหรือกิจกรรมสั้นๆ ให้เขาได้ลุกขึ้นขยับตัวบ้าง เป็นการพักสมองไปในตัว แถมยังช่วยสร้างบรรยากาศการเรียนรู้ให้ผ่อนคลายและเป็นกันเองมากขึ้น สมัยนี้มีโปรแกรมออนไลน์เช่น Mentimeter หรือเครื่องมือออนไลน์อื่นๆที่ใช้มือถือสแกนแล้วช่วยกันโหวตแล้วแสดงคำตอบที่เครื่องฉาย

การหาสูตรผสมที่ลงตัว ผู้ฟังจะรู้สึกเหมือนมาร่วมสนทนา ไม่ใช่มานั่งฟังเราพล่ามอย่างเดียวและน่าจะเป็นหัวใจสำคัญที่ทำให้การนำเสนอของเราดูมีชีวิตชีวา โดนใจ และประทับใจผู้ฟังไปอีกนานครับ

ฉะนั้น ถ้าเราสามารถใช้คำถามและกิจกรรมเข้ามาเร้าความสนใจ กระตุ้นความคิด และสร้างบรรยากาศการเรียนรู้แบบมีส่วนร่วมได้อย่างเหมาะเจาะลงตัว ผู้ฟังของเราจะรู้สึกราวกับว่าเขาไม่ได้มานั่งฟังการนำเสนอ แต่เหมือนกำลังมาร่วมสนทนาแลกเปลี่ยนกับเรา

7. ถ่ายทอดเนื้อหาด้วยภาษากาย (Use body language wisely)

เคยสังเกตุกันบ้างหรือไม่ว่า เราเห็นคนๆหนึ่งอยู่ไกลๆ แม้ไม่ได้ยินเสียงพูดเราก็สามารถเดาได้ทันทีว่า เขาอาจจะต้องอยู่ในความกังวลอยู่ เพราะท่าทางที่นั่งก้มหน้าอยู่บนทางเท้าพร้อมกับยกมือขึ้นกุมหัวทั้งสองข้าง ดังนั้นปฏิเสธไม่ได้เลยว่า การใช้ท่าทางกับร่างกายประกอบการนำเสนอจะช่วยให้ผู้ฟังรู้สึกอินไปกับเราด้วย นั่นเพราะภาษากายคือภาษาสากลที่ทุกคนเข้าใจ แค่มองปราดเดียวก็สามารถจับอารมณ์และความรู้สึกของอีกฝ่ายได้ในทันที เพราะมันคือการสื่อสารระดับลึกผ่านสัญชาตญาณดั้งเดิมของมนุษย์เรา

ภาษากายเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยดึงผู้ฟังให้อยู่กับเรา ให้เขารู้สึกอินและคล้อยตามไปในทุกย่างก้าว ไม่ว่าจะเป็นการยืดตัวตรงอย่างมั่นใจ การสบตาอย่างจริงใจ การยิ้มแย้มอย่างเป็นมิตร หรือแม้กระทั่งน้ำเสียงที่หนักแน่นน่าเชื่อถือ สิ่งเหล่านี้ล้วนส่งผลต่อการรับรู้และความรู้สึกของผู้ฟังได้อย่างน่าทึ่ง

ภาษากายมีผลต่อการรับรู้และความน่าเชื่อถือของผู้ฟัง ยังเป็นเรื่องจริงที่ได้รับการพิสูจน์จากงานวิจัยทางจิตวิทยามากมาย อาทิเช่น งานของ Albert Mehrabian นักจิตวิทยาชาวอเมริกัน ที่กล่าวไว้ว่า ในการสื่อสารของมนุษย์ 55% เกิดจากภาษากาย 38% จากน้ำเสียง และเพียง 7% เท่านั้นที่มาจากคำพูด

แน่นอนว่าสัดส่วนที่แท้จริงอาจไม่ได้เป็นตัวเลขตายตัวขนาดนั้น ขึ้นอยู่กับบริบทและวัฒนธรรมด้วย แต่งานวิจัยนี้ก็เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่า ภาษากายนั้นมีอิทธิพลต่อการสื่อสารของเรามากกว่าที่คิด ดังนั้นการเรียนรู้ที่จะใช้มันให้เป็นก็เลยกลายเป็นทักษะจำเป็นสำหรับนักพูดและนักนำเสนอยุคใหม่ควรให้ความสำคัญ

8. ใช้สไลด์เป็น เห็นโอกาส ทำสไลด์ฉลาด พรีเซนต์แล้วเจริญ (Power of visualization)

นอกจากเนื้อหาสาระดีๆ และลีลาการพูดที่ดึงดูดแล้ว การมีสไลด์ที่ช่วยขยายความหรือเพิ่มมิติให้กับสิ่งที่เราพูดก็เป็นอีกหนึ่งส่วนประกอบสำคัญที่จะทำให้การนำเสนอของเราดียิ่งขึ้น

แต่การทำสไลด์ให้ปังและเวิร์คจริงๆ นั้น ไม่ใช่แค่การย้ายข้อความจากสคริปต์มาใส่เฉยๆ นะ มันควรต้องอาศัยเทคนิคและองค์ประกอบบางอย่าง ที่จะช่วยให้สิ่งที่เราอยากสื่อออกมาชัดเจน เข้าใจง่าย และน่าติดตามมากขึ้น ซึ่งขอสรุปเป็นหลักการทำสไลด์ ดังต่อไปนี้

1. อย่าจัดเต็มข้อความล้นสไลด์
   สไลด์ดีๆ ควรเน้นแค่คีย์เวิร์ดหรือประโยคสำคัญๆ เท่านั้น เหมือนกับเป็นการสรุปใจความหลักให้เราเห็นภาพรวมคร่าวๆ ส่วนรายละเอียดปลีกย่อย เราต้องเป็นคนอธิบายเองผ่านการพูด ไม่ใช่ให้ผู้ชมอ่านเอง เพราะถ้าข้อความเยอะเกินไป คนก็จะสนใจแต่อ่านสไลด์แทนที่จะฟังเรา หรือไม่ก็อ่านไม่ทัน สุดท้ายงงไปหมด เสียเวลาโดยใช่เหตุ
   
2. เลือกใช้สีให้ชัดเจน
   อ่านง่าย อย่าให้พื้นหลังกับข้อความผสมกลืนกันจนแยกไม่ออก เช่น ถ้าพื้นสีอ่อน ตัวหนังสือก็ควรเป็นสีเข้ม หรือถ้าพื้นเข้ม ข้อความก็ต้องสว่าง เพื่อให้ Contrast หรือความแตกต่างชัดเจน นอกจากจะช่วยให้อ่านสบายตาแล้ว ยังดูไม่ขัดแยงเวลาฉายบนจอใหญ่ด้วย ส่วนสีสันที่ใช้ ก็ควรมีความหมาย เช่น ต้องการเน้นอะไรก็ใช้สีโดดๆ หน่อย ไม่ใช่ยัดทุกสีรุ้งจนลายตา หรือถ้าเป็นไปได้ควรเลือกธีมที่เรากำหนดไว้แต่แรกแล้วเลือกใช้เฉพาะสีพวกนี้ตั้งแต่เป็นแรกจนถึงแผ่นสุดท้ายดีไซน์จะได้ไปในแนวทางเดียวกัน
   
3. เปลี่ยนตารางเป็นกราฟ
   ถ้าข้อมูลที่มีเยอะและซับซ้อน การเอามาทำเป็นกราฟ แผนภูมิ หรืออินโฟกราฟิก จะช่วยให้เห็นภาพรวมได้ง่ายขึ้นเยอะ เพราะสมองเราจดจำภาพได้ดีกว่าตัวเลขหรือตารางเป็นไหนๆ โดยเฉพาะถ้าต้องการเปรียบเทียบหรือแสดงความสัมพันธ์ของข้อมูล การมีกราฟช่วย จะทำให้เห็นความแตกต่างหรือเชื่อมโยงได้เป็นอย่างดีเลยทีเดียว
   
4. อธิบายขั้นตอนด้วย Diagram
   บางครั้งเนื้อหาที่เราต้องการสื่ออาจเป็นกระบวนการทำงานหรือลำดับขั้นตอนที่ยุ่งยากวุ่นวาย ซึ่งถ้าเราแค่พูดหรือใช้ Bullet point เรียงกันไป ผู้ฟังอาจจะงงหรือมองไม่เห็นความเชื่อมต่อ การใช้แผนภาพ (Diagram) ไม่ว่าจะเป็นลูกศร วงจร ไดอะแกรมการไหล หรือไทม์ไลน์ ก็ช่วยทำให้เรื่องที่ซับซ้อนเข้าใจได้ง่ายขึ้นมาก เพราะเป็นการแสดงให้เห็นความสัมพันธ์ของแต่ละองค์ประกอบนั่นเอง
   
5. ใช้ไอคอนและรูปภาพให้เป็นประโยชน์
   ภาพไอคอนหรือสัญลักษณ์ต่างๆ ช่วยสร้างมิติและอรรถรสให้กับสไลด์ของเราได้มากทีเดียว เช่น ใส่ไอคอนรูปหลอดไฟ คู่กับข้อความ “พบไอเดียใหม่” ก็จะช่วยเน้นย้ำความหมายได้ดี หรือแทรกภาพถ่ายบุคคล สถานที่จริงที่เกี่ยวข้องเข้าไป ก็ช่วยเพิ่มความสมจริงและน่าสนใจให้กับเนื้อหานั้นๆ ได้ แต่ก็ต้องระวังอย่าใช้มากเกินไปจนกลายเป็นรกรุงรังหรือกลบเนื้อหาหลักล่ะ

แล้วอีกเทคนิคสุดท้ายที่ส่วนตัวคิดว่าสำคัญมากๆ คือสไลด์ที่ดีต้องเวิร์คคู่กับสิ่งที่เราพูดเสมอ สไลด์ไม่ควรจะแค่ Copy and paste สิ่งที่เราพูดมาวางเรียงกันเฉยๆ

แต่มันควรจะเสริมหรือตอกย้ำประเด็นสำคัญ เหมือนการเป็นหุ้นส่วนกันนั่นแหละ ดังนั้นหลังทำสไลด์เสร็จ ก็ต้องลองซ้อมควบคู่ไปด้วย ดูว่าตอนไหนควรชี้ไปที่ไหน อธิบายตรงไหนเพิ่ม หรือปล่อยให้สไลด์พูดแทนเราได้บ้าง สไลด์จะได้ไม่ใช่แค่ประดับเวที แต่เป็นส่วนหนึ่งของเรื่องราวของเรา

สรุปคือ สไลด์คือเครื่องมือสุดเจ๋งที่จะช่วยอัพเลเวลการนำเสนอของเราให้ดูมีมิติ มีสีสัน กระตุ้นความสนใจ และช่วยให้ผู้ฟังเข้าถึงในสิ่งที่เราพูดได้ดียิ่งขึ้น ขอแค่เราเลือกใช้ประเภทที่เหมาะสม ออกแบบอย่างตั้งใจ ใส่ใจรายละเอียด และทำให้มันสอดประสานกับเนื้อหาและลีลาการนำเสนอของเราได้อย่างกลมกลืน เพียงเท่านี้ การันตีเลยว่า โอกาสที่จะปังมีสูงแน่นอน

9. เตรียมพร้อมรับมือเหตุไม่คาดฝัน (Prepare for the unexpected)

ในโลกของการนำเสนอ มีสิ่งหนึ่งที่เราควรจะเชื่อมากๆ นั่นก็คือ “อะไรก็เกิดขึ้นได้เสมอ”อย่างที่เคยมีคนพูดไว้ว่า “If anything can go wrong, it will go wrong.” หรือ “ถ้าอะไรมันจะพัง มันก็ต้องพังแน่ๆ” เพราะงั้น ถ้าอยากรอดพ้นสถานการณ์วิกฤติกลางคันที่อาจทำให้เป๋ไปทั้งงานได้ เราต้องเตรียมแผนรับมืออย่างรอบด้านไว้ล่วงหน้าให้ดีที่สุดนั่นเอง

ขั้นตอนแรกคือ อาจต้องซักซ้อมให้ไดี ถ้าไปถึงวันจริงแล้วค่อยคิดจะทดลองนู่นนี่ดู เวลามีปัญหาขึ้นมา รู้ไว้เลยว่า 99.99% คือมีปัญหาแน่ๆ เพราะงั้นอย่ามัวแต่นึกเอาเอง ลองกับอุปกรณ์จริงมาซ้อมกันเถอะ จะได้รู้ว่า ไมค์นี่เปิดแล้วเสียงออกมาเป็นยังไง สไลด์ที่เห็นหน้าคอมอาจจะต่างจากบนจอยักษ์ขนาดไหน หรือเวลาต่อคอมเข้ากับโปรเจคเตอร์อาจมีจุดไหนต้องระวัง จะได้ไม่บ้ง

ขั้นต่อมาก็คือ ไปดูลาดเลาสถานที่จริงหรือไปก่อนเวลาซักพักจะได้มีเวลาทำความคุ้นเคย สำรวจทุกซอกทุกมุมว่า มีทางเข้าออกยังไง แสงไฟเป็นอย่างไร เวทีสูงต่ำแค่ไหน มีพื้นที่สำหรับเคลื่อนไหวมากน้อยเพียงใด มีจุดอับสัญญาณหรือบริเวณที่เครื่องเสียงไม่ดีรึเปล่า เพราะยิ่งเรารู้ลึกรู้จริง เวลามีอะไรผิดแผนไปบ้าง ก็จะรับมือได้ถูก

การมีแผน B C D ไว้ก่อนย่อมดีกว่าเสมอ ลองคิดถึงสถานการณ์ที่แย่ที่สุด เช่น ถ้าไฟดับจะทำยังไง ถ้าคอมค้างต้องแก้ไขอย่างไร หรือถ้าเครื่องเสียงมีปัญหาควรทำอย่างไรต่อ ยิ่งคาดการณ์เตรียมแผนสำรองไว้ให้รอบคอบเท่าไหร่ เวลาเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันจริงๆ เราก็จะประคองสถานการณ์ได้อย่างนิ่งสงบราบรื่น แทนที่จะโกลาหลเสียหลักหมดท่าไปเลย

จุดสำคัญสุดท้ายที่อยากเน้นย้ำคือ อย่าหวั่นไหวไปกับเรื่องเล็กๆ น้อยๆ จนลืมภาพรวมของงานไป บางทีอุปกรณ์ไม่เป๊ะ แสงสีเสียงไม่เริ่ด หรือผู้ชมมีรีแอคชั่นไม่เท่าที่คาดหวัง ก็อย่าเพิ่งขุ่นเคืองหรือรู้สึกผิดหวังจนเสียจังหวะไปหมด ให้ลองเปลี่ยนเป็นคิดว่านี่ไม่ใช่อุปสรรค แต่เป็นบททดสอบความสามารถในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าของเรา ใครที่ยังยิ้มได้ ใจเย็นได้ และปรับตัวได้อย่างเนียนๆ นั่นแหละที่เรียกว่า ของแทร่

10. ฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอช่วยให้จบตรงเวลา (Practice consistently)

ไม่ว่าจะซ้อมมากแค่ไหน สิ่งที่ขาดไม่ได้เลยคือการรักษาเวลาให้ได้ตามกำหนด เพราะการนำเสนอที่ดีไม่ใช่แค่เนื้อหาน่าสนใจ แต่ต้องอยู่ในกรอบเวลาที่เหมาะสมด้วย

บางคนอาจคิดว่าขอแค่เนื้อหาพร้อม ขึ้นไปพูดเลยก็ได้ แต่ถ้าไม่เคยลองจับเวลาดู อาจเผลอพูดจบเร็วไป มีเวลาเหลือเป็นกอง แต่กลับไม่มีข้อมูลเสริมมาเติมเต็ม ถือเป็นการเสียโอกาสไปเปล่าๆ แต่ที่แย่กว่านั้นคือพูดเพลินจนเกินเวลา แล้วยังขอต่อให้จบ ซึ่งไม่ใช่สิ่งที่ควรทำเลย เพราะมันไม่แฟร์กับคนอื่นและดูไม่เป็นมืออาชีพเอาเสียเลย

วิธีแก้คือลองซ้อมโดยจับเวลาจริงๆ ถ้าไม่อยากท่องสคริปต์ ก็ให้เตรียม Keyword หลักๆ แล้วลองรันสไลด์ไปด้วย จะได้เห็นว่าควรปรับเนื้อหาหรือภาพตรงไหนให้ลงตัวกับเวลาพูด อย่างถ้ามีเวลาแค่ 10 นาที ก็ไม่ควรยัดสไลด์ให้เยอะเกิน 10-15 หน้า ไม่งั้นคุณจะพูดไม่ทันแน่ๆ

แล้วเม็ดเล็ดลับสุดท้ายที่อยากแนะนำคือ ให้เตรียมเนื้อหาแค่ 70% ของเวลาทั้งหมดก็พอ ส่วนที่เหลือเผื่อไว้ให้อะไรที่ไม่คาดคิด ไม่ว่าจะเป็นเวลาที่ต้องเสียไปกับการทดสอบเสียงเครื่องต่างๆ หรือระหว่างพูดอาจสะดุด ลืมบท ต้องหยุดนึกก่อน มันเป็นเรื่องปกติที่เกิดขึ้นได้เสมอ ถ้าเผื่อเวลาส่วนนี้เอาไว้ เราจะไม่ต้องเครียดกับอะไรที่ผิดแผนไป

สุดท้ายนี้ อยากให้จำไว้ว่า การนำเสนอที่ยอดเยี่ยมไม่ได้วัดกันที่เนื้อหาอย่างเดียว แต่อยู่ที่เราสามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ครบถ้วนภายในเวลาที่กำหนดต่างหาก ถ้าคุณทำสองอย่างนี้ได้ ก็ถือว่าชนะเกินครึ่งแล้วล่ะครับ

เพราะการพรีเซนต์ไม่ใช่แค่การส่งต่อข้อมูล แต่คือการสร้างแรงบันดาลใจ กระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลง และโน้มน้าวใจคนรอบข้างให้เชื่อและคล้อยตาม ซึ่งเป็นคุณสมบัติสำคัญของคนทำงานยุคใหม่ที่ยอดเยี่ยมนั่นเอง ไว้พบกันใหม่ในโพสต์หน้าครับ

เบญจ์ ไทยอาภรณ์
www.PresentationBen.com | TikTok | facebook | YouTube