PresentationBen's Blog

“10 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการนำเสนอ” (How to Ruin Your Presentation on Any Stage)

การนำเสนอเป็นทักษะที่จำเป็นในการทำงานยุคปัจจุบัน แต่หลายคนมักเจอปัญหาและอุปสรรคต่างๆ บางครั้งถึงกับทำให้การนำเสนอไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร วันนี้เราจะมาดูกันว่า อะไรคือข้อผิดพลาดที่มักเกิดขึ้นบ่อยๆ เวลานำเสนองาน เพื่อจะได้หลีกเลี่ยงและปรับปรุงให้ดีขึ้น

1) ขาดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน (Lacking Clear Purpose)

ปัญหาสำคัญประการหนึ่งของการนำเสนอคือการที่ผู้พูดเองยังไม่เข้าใจชัดเจนว่าจะพูดเพื่ออะไร จะสื่อสารอะไรให้ผู้ฟังได้รับรู้และเข้าใจ ไม่มีการกำหนดวัตถุประสงค์ (defining objectives) ที่ชัดเจนตั้งแต่ต้น ทำให้เนื้อหาที่พูดจึงไร้ทิศทาง ไม่ตอบโจทย์ และดูเหมือนจะวนเวียนอยู่กับที่

ในการนำเสนอที่ดี เราต้องรู้ตั้งแต่แรกเลยว่าเรามีเป้าหมายอะไร (knowing your goals) ไม่ว่าจะเพื่อให้ข้อมูล โน้มน้าวใจ กระตุ้นความคิด หรือเรียกร้องให้ลงมือทำ เมื่อรู้เป้าหมายที่ชัดเจนแล้ว ก็ให้กำหนดวัตถุประสงค์ย่อย (setting sub-objectives) ที่จะทำให้ไปถึงเป้าหมายนั้นได้

เช่น หากเราต้องการนำเสนอแผนธุรกิจเพื่อขอเงินทุน วัตถุประสงค์ของเราอาจแบ่งเป็น
1) ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานการณ์ตลาดและคู่แข่ง
2) อธิบายจุดแข็งและความได้เปรียบของสินค้าเรา
3) แสดงความเป็นไปได้ของผลกำไรจากการลงทุน เป็นต้น เมื่อแบ่งเป็นวัตถุประสงค์ย่อยแล้วจะช่วยให้เราเห็นภาพรวมชัดเจนมากขึ้น

จากนั้นให้เลือกเนื้อหาสาระที่เกี่ยวข้อง (choosing relevant content) มาใส่ในแต่ละวัตถุประสงค์ย่อย เรียบเรียงตามลำดับความสำคัญ ใส่ข้อมูลสถิติ ตัวอย่าง หรือเรื่องเล่าต่างๆ เข้ามาประกอบให้น่าสนใจ โดยตัดทอนส่วนที่ไม่จำเป็นออกไป ให้เหลือแต่แก่นแท้ที่อยากจะสื่อจริงๆ

ระหว่างเตรียมเนื้อหา ให้คอยย้อนกลับไปดูวัตถุประสงค์หลักเป็นระยะๆ (always go back to the main objective) เพื่อเช็กว่าสิ่งที่กำลังทำอยู่นั้นยังคงสอดคล้องกับเป้าหมายที่วางไว้หรือเปล่า ไม่หลุดประเด็นหรือออกนอกเรื่องจนเกินไป ต้องคอยโฟกัสกับใจความสำคัญให้ได้

เวลาถ่ายทอด อาจจะเริ่มต้นด้วยการบอกวัตถุประสงค์ให้ผู้ฟังรู้ตั้งแต่ต้น (state the objective upfront) จะได้เข้าใจตรงกันว่ากำลังจะฟังเรื่องอะไร จากนั้นค่อยๆ ไล่เรียงเนื้อหาตามวัตถุประสงค์ย่อยที่วางไว้ เมื่อพูดจบในแต่ละประเด็น ให้ทบทวนสรุปประเด็นสั้นๆ (summarize key points) เพื่อย้ำความเข้าใจ

สรุปคือ การมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเป็นเหมือนโครงเรื่องที่จะนำทางเราตลอดทั้งกระบวนการนำเสนอ ช่วยกำหนดทิศทาง เลือกเนื้อหา และถ่ายทอดเรื่องราวได้อย่างตรงประเด็นและเข้าใจง่าย ไม่หลงทางหรือวนเวียนอยู่กับประเด็นที่ไม่สำคัญ เมื่อนั้นผู้ฟังจะได้รับประโยชน์สูงสุด และบรรลุเป้าหมายที่เรามุ่งหวังไว้ตั้งแต่แรก

2) เตรียมตัวไม่เพียงพอ (Lack of Preparation)

การเตรียมตัวคือพื้นฐานสำคัญของการนำเสนอที่ประสบความสำเร็จ หากเราขึ้นไปพูดโดยไม่มีการเตรียมความพร้อมที่ดีพอ ก็เหมือนกับการลงสนามรบโดยปราศจากอาวุธและยุทธศาสตร์ที่รัดกุม

ก่อนอื่นต้องกำหนดเนื้อหา (content planning) ว่าจะพูดอะไร ลำดับหัวข้ออย่างไร โดยต้องศึกษาข้อมูลในเชิงลึก เข้าใจประเด็นสำคัญๆ และสรุปออกมาเป็นโครงสร้างที่ชัดเจน จากนั้นจึงนำเนื้อหาไปเรียบเรียงลงสไลด์ ควรออกแบบให้ดูน่าสนใจ อ่านง่าย ใช้รูปภาพและกราฟิกช่วยสื่อความหมาย

ตรวจสอบอุปกรณ์ต่างๆ ให้พร้อม ไม่ว่าจะเป็นไมโครโฟน คอมพิวเตอร์ เครื่องฉายโปรเจคเตอร์ สไลด์ รีโมท รวมถึงระบบเสียงและไฟในห้อง เพื่อป้องกันปัญหาเอาตอนนำเสนอจริง

ที่สำคัญคือควรมีการซ้อมพูด (rehearsal) ให้เป็นธรรมชาติ ซ้อมจนคล่องแคล่ว พูดได้ฉะฉาน โดยไม่ต้องง่วนอยู่กับสคริปต์ตลอดเวลา และควรเช็คว่าพูดเกินเวลาหรือไม่

อีกเทคนิคที่ช่วยได้มากคือการเตรียมคำถาม-คำตอบ (preparing for Q&A) สำหรับช่วงถาม-ตอบ โดยลองคิดคำถามที่น่าจะมีคนถาม แล้วเตรียมคำตอบเอาไว้ล่วงหน้า หรือจะฝึกตอบคำถามกับเพื่อนก็ได้ จะได้ไม่ตกใจหรือเป็นกังวลเวลาผู้ฟังยกมือถาม

จะเห็นได้ว่าการเตรียมตัวอย่างรอบด้าน ตั้งแต่การวางแผนเนื้อหา การสร้างสไลด์ การเช็คอุปกรณ์ การซ้อม การเตรียมตอบคำถาม รวมถึงการเตรียมความพร้อมทั้งร่างกายและจิตใจของตัวเราเอง จะช่วยเพิ่มความมั่นใจ ลดความกังวลใจ และทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพมากขึ้น แม้จะดูเหมือนเป็นเรื่องพื้นฐาน แต่ก็เป็นปัจจัยสำคัญที่ขาดไม่ได้

3) โครงสร้างเนื้อหาไม่ชัดเจน (Unclear Content Structure)

การจัดลำดับเนื้อหา (content flow) เปรียบเหมือนเส้นทางที่จะนำพาผู้ฟังไปสู่จุดหมายปลายทางของการนำเสนอ หากเส้นทางสับสน วกวน มีทางตัน ผู้ฟังก็จะหลงทาง ตามไม่ทัน และไปไม่ถึงจุดหมายที่เราต้องการสื่อในที่สุด

ดังนั้นการวางโครงสร้างเนื้อหา (content structure) ที่ดีจึงสำคัญมาก โดยเริ่มจากการกำหนดหัวข้อหลัก (main topics) ที่จะพูด เรียงลำดับความสำคัญ จัดกลุ่มเนื้อหาที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกัน แล้ววางลำดับการนำเสนอ (presentation sequence) ให้เป็นเหตุเป็นผล ต่อเนื่องกันอย่างราบรื่น

นอกจากนั้นควรมีการแบ่งเนื้อหาออกเป็น 3 ส่วนหลักๆ (three main parts) ได้แก่

• ส่วนนำ (Introduction): เริ่มต้นด้วยการทักทาย แนะนำตัว บอกวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ ให้ข้อมูลพื้นฐาน และบอกภาพรวมคร่าวๆ ของเนื้อหาที่จะพูด เพื่อให้ผู้ฟังเห็นทิศทางที่ชัดเจน
• ส่วนเนื้อหาหลัก (Main Content): นำเสนอรายละเอียดของแต่ละหัวข้อตามลำดับ อย่าข้ามไปมา ใช้ข้อมูล ตัวอย่าง เรื่องราวต่างๆ มาสนับสนุนประเด็นสำคัญ พยายามสรุปย่อประเด็น (summarize key points) ในแต่ละหัวข้อก่อนเริ่มหัวข้อถัดไป เพื่อทบทวนความเข้าใจ
• ส่วนสรุป (Conclusion): สรุปประเด็นสำคัญทั้งหมดอีกครั้ง ตอกย้ำ key message ที่ต้องการสื่อ เปิดโอกาสให้ผู้ฟังซักถาม และจบการพูดอย่างมีชั้นเชิง อาจจะพูดข้อคิด คำคม ประโยคเด็ด หรือ call to action ที่จะอยู่ในใจผู้ฟังไปอีกนาน

เพื่อให้ง่ายต่อการติดตาม ในสไลด์ควรใส่หัวข้อย่อย (subtopics) ให้ชัดเจน หรืออาจใช้ bullet points เพื่อแยกประเด็นเป็นข้อๆ แม้กระทั่งใช้ infographics ช่วยสรุปเนื้อหาที่ซับซ้อนให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

สรุปคือถ้าเรามีการวางโครงเรื่องที่ดี เรียบเรียงเนื้อหาอย่างเป็นระบบ นำเสนอแบบมีลำดับขั้นตอน พร้อมเทคนิคการเชื่อมโยงเนื้อหาที่ราบรื่น จะช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจง่าย จับประเด็นได้ตลอด และค่อยๆ เดินทางไปพร้อมกับเรา จนถึงจุดหมายปลายทางได้อย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุดครับ

4) พูดจามีแต่ศัพท์แสง (Overuse of Jargon)

การใช้ศัพท์เทคนิค หรือศัพท์เฉพาะทางที่ยากต่อการเข้าใจ เป็นอีกหนึ่งกับดักที่ทำให้ผู้ฟังหลงทาง และท้อแท้กับการฟังได้ง่ายๆ แม้ผู้พูดจะรู้สึกว่าตัวเองฉลาดล้ำลึก แต่ก็อาจเป็นการฉลาดไปคนเดียว ในขณะที่คนอื่นงงไปหมด

การสื่อสารที่ดีนั้น ไม่ได้อยู่ที่การใช้คำที่ฟังดูเก๋ไก๋เท่านั้น แต่อยู่ที่การเลือกใช้คำที่เหมาะสมกับกลุ่มผู้ฟัง (appropriate words for audience) ต้องรู้ว่าผู้ฟังของเรามีความรู้พื้นฐานในเรื่องนี้มากน้อยแค่ไหน เพื่อจะได้ปรับระดับภาษาให้สอดคล้องกัน

หากผู้ฟังส่วนใหญ่เป็นมือใหม่ ไม่มีพื้นฐานในเรื่องนั้นมาก่อน การอธิบายด้วยศัพท์ง่ายๆ เป็นภาษาพูด ย่อมเหมาะสมกว่าการใช้ศัพท์วิชาการที่ต้องเปิดพจนานุกรมดู เพราะจุดประสงค์หลักคือทำให้ผู้ฟังเข้าใจเนื้อหา ไม่ใช่ประทับใจกับภาษาที่เราใช้

ในทางกลับกัน หากเป็นการพูดกับผู้เชี่ยวชาญในสายงานนั้นโดยเฉพาะ การใช้ศัพท์เทคนิคบ้างก็เป็นเรื่องที่สมควร แต่ก็ไม่ควรมากเกินความจำเป็น เน้นแต่คำสำคัญๆ ที่เป็นที่เข้าใจตรงกันในแวดวงนั้นๆ

ในกรณีที่จำเป็นต้องใช้ศัพท์เฉพาะ เช่น ในการพูดเรื่องวิชาการหรือเทคนิคขั้นสูง ควรมีการให้นิยามคำศัพท์เหล่านั้น (defining the terms) ก่อนที่จะเริ่มใช้ เพื่อให้ผู้ฟังมีพื้นฐานความเข้าใจที่ตรงกัน จากนั้นหากจะใช้คำเหล่านั้นซ้ำๆ ในระหว่างการพูด ก็จะไม่เป็นปัญหาอีกต่อไป

นอกจากนั้น ควรมีการยกตัวอย่างประกอบ (giving examples) เพื่อขยายความคำศัพท์ยากๆ ให้เป็นรูปธรรมมากขึ้น เช่น เมื่อพูดถึงศัพท์ว่า “นวัตกรรม” ก็ควรยกตัวอย่างให้เห็นภาพ เช่น “นวัตกรรมในยุคนี้ ได้แก่ สมาร์ทโฟน แอปพลิเคชัน หรือปัญญาประดิษฐ์ต่างๆ ที่เข้ามาเปลี่ยนแปลงวิถีชีวิตของผู้คน” เป็นต้น

ที่สำคัญคือ ต้องหมั่นสังเกตสีหน้าท่าทางของผู้ฟังเป็นระยะๆ ว่ายังพอตามทันอยู่หรือไม่ หากเริ่มเห็นสายตาที่สับสน เหม่อลอย เบื่อหน่าย ก็ควรปรับเปลี่ยนวิธีการอธิบายใหม่ให้เร้าความสนใจมากขึ้น ไม่อย่างนั้นผู้ฟังอาจจะถอดใจไปก่อนจบการนำเสนอเลยก็ได้

สุดท้ายนี้ สิ่งสำคัญคือการเข้าใจผู้ฟัง วางตัวให้อยู่ในสถานะของผู้ฟังบ้าง ว่าหากเราไม่มีความรู้เรื่องนั้นมาก่อนเลย เราอยากให้วิทยากรอธิบายแบบไหนที่จะเข้าใจได้ง่ายที่สุด จากนั้นมาปรับใช้กับการพูดของเราเอง

5) เนื้อหาอัดแน่นในสไลด์ (Text-Heavy Slides with Poor Visuals)

อีกหนึ่งข้อผิดพลาดยอดฮิตของหลายคนคือการพยายามยัดเยียดข้อมูลให้ได้มากที่สุดในสไลด์เดียว ยิ่งอัดข้อความได้เยอะ ยิ่งคิดว่ายิ่งดี จนลืมไปว่าสไลด์ควรเป็นเหมือนป้ายบอกทาง เป็นส่วยเสริม ไม่ใช่หนังสือตำราหรือเอกสาร

สไลด์ที่มีข้อความหนาแน่นเกินไป (overcrowded text) เต็มไปด้วยตัวหนังสือเล็กๆ แน่นเอี๊ยด จะทำให้ผู้ชมรู้สึกล้นและท้อแท้ เหมือนต้องมานั่งอ่านหนังสือกลางงานเสวนา แถมยังทำให้ผู้นำเสนอกลายเป็นแค่ผู้อ่านสไลด์ไปโดยปริยาย เพราะไม่รู้จะเล่าอะไรนอกจากที่เขียนไว้แล้ว

วิธีแก้ไขคือต้องกลับไปที่จุดประสงค์หลักของสไลด์ นั่นคือการใช้สไลด์เป็นเครื่องมือสนับสนุนสิ่งที่เราพูด ไม่ใช่ให้สไลด์มาแทนที่เนื้อหาที่เราจะเล่า ดังนั้นสไลด์ที่ดีควรจะเรียบง่าย กระชับ เป็นคำสำคัญๆ (keywords) ที่จะช่วยให้ผู้ฟังจับประเด็นหลักได้

นอกจากนั้น ควรเพิ่มองค์ประกอบของ Visual (visual elements) เข้าไป ไม่ว่าจะเป็น รูปภาพ ไอคอน แผนภูมิ กราฟ หรือวิดีโอสั้นๆ เข้ามาช่วยเสริมความเข้าใจ เพราะมนุษย์เราจดจำภาพได้ดีกว่าตัวอักษร แต่ต้องเลือกใช้ Visual ที่สอดคล้องกับเนื้อหา (relevant visuals) อย่างมีความหมาย ไม่ได้หยิบรูปสวยๆ มาใส่แบบเลื่อนลอย ขาดตรรกะ จนผู้ฟังสงสัยว่ารูปนี้เกี่ยวอะไรกับสิ่งที่พูด ควรใช้รูปที่ช่วยขยายความคิด เห็นภาพเป็นรูปธรรม หรือสื่ออารมณ์ความรู้สึกบางอย่างเสริมเข้ามาได้

อีกเทคนิคที่น่าสนใจคือการใช้ Infographic ซึ่งเป็นการนำข้อมูลมาสรุปเป็นภาพ แผนภูมิ หรือกราฟิกที่เข้าใจง่าย จะช่วยให้ผู้ฟังเห็นภาพรวมของข้อมูลทั้งหมดและสามารถทำความเข้าใจได้ดีกว่าข้อความธรรมดา

สรุปแล้ว การสร้างสไลด์ที่ลงตัว ควรเน้นไปที่การใช้คำที่กระชับ รูปภาพที่สื่อความหมาย และเทคนิคที่ช่วยนำพาผู้ชมไปตามลำดับเนื้อหาได้อย่างไหลลื่น เมื่อนั้นเราจะไม่หลงทางไปสู่กับดักของสไลด์ที่อัดแน่นไปด้วยตัวอักษร และขาดจิตวิญญาณของ Visual ที่จะมาช่วยเพิ่มสีสัน ความน่าสนใจ และเสริมพลังให้กับการนำเสนอของเราได้อย่างมหัศจรรย์

6) พรีเซนต์แบบอ่านสไลด์ให้ผู้ฟัง (Reading Slides Verbatim)

การนำเสนอหลายครั้ง ผู้พูดมักจะติดกับดักการอ่านสไลดทีละบรรทัด ทำให้การนำเสนอดูน่าเบื่อเป็นอย่างมาก ผู้ฟังรู้สึกเสียเวลา เพราะอ่านเองจากสไลด์ก็ได้ ไม่จำเป็นต้องมาฟังใครอ่านให้ฟังแบบนี้

ถ้าจะให้การนำเสนอน่าสนใจ ผู้พูดต้องสามารถขยายความ (elaborate) เนื้อหาในสไลด์ให้ชัดเจนและมีสีสันกว่าที่เขียนไว้ ต้องคิดว่าเราคือ “น้ำจิ้ม” ที่จะเพิ่มรสชาติให้กับ “ของทอด” อย่างข้อความแห้งๆ บนจอ

วิธีแรกคือการเล่าเรื่องจริง (real stories) ที่เกี่ยวกับหัวข้อนั้นๆ อาจเป็นเรื่องของตัวเอง ประสบการณ์ของผู้อื่น หรือ case study ต่างๆ ที่ช่วยให้เนื้อหาจับต้องได้ เห็นภาพ และน่าติดตามมากขึ้น

ต่อมาคือการยกตัวอย่างเพิ่มเติม (additional examples) ที่อยู่นอกเหนือจากในสไลด์ เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจแนวคิดนั้นอย่างรอบด้าน อาจเป็นเคสเรียลของบริษัทอื่นๆ สินค้าหรือบริการที่เกี่ยวข้อง หรือสถานการณ์สมมติต่างๆ

สุดท้าย ถ้าอยากให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม ก็ลองชวนให้เขาแสดงความเห็น (express opinions) หรือถามคำถาม (ask questions) เป็นระยะๆ จะทำให้การนำเสนอดูมีชีวิตชีวา ไม่น่าเบื่อ และผู้ฟังก็จะได้มีปฏิสัมพันธ์ด้วย รู้สึกว่าได้มีส่วนร่วมกับเนื้อหานั้นๆ ไปด้วย

จะเห็นได้ว่า เทคนิคพวกนี้จะช่วยให้ผู้ฟังได้ประโยชน์จากการฟังมากกว่าแค่การอ่านสไลด์เพียงอย่างเดียว เราในฐานะผู้นำเสนอ มีหน้าที่ต้องเพิ่มมูลค่า เติมเต็มรายละเอียด ขยายความคิด และสร้างสีสันให้กับเนื้อหาแห้งๆ บนจอให้มากที่สุด ถึงตอนนั้นคนฟังจะรู้สึกว่าเราไม่ได้มายืนอ่านสไลด์ธรรมดา แต่กำลังพูดคุยและถ่ายทอดเรื่องราวที่มีคุณค่าให้พวกเขาฟังอย่างเต็มอิ่ม

7) เสียงโมโนโทน ขาดเสียงสูงต่ำ (Monotonous Voice)

น้ำเสียงเป็นเครื่องมือสำคัญในการถ่ายทอดอารมณ์และความรู้สึก หากเราพูดด้วยเสียงที่ราบเรียบ โมโนโทน ไม่มีการเน้นหนักเบาหรือจังหวะที่หลากหลาย ก็เหมือนอาหารจืดชืด ไร้รสชาติ ไม่ตื่นเต้น ไม่น่าค้นหา ผู้ฟังก็อาจเบื่อหน่ายและหมดสนใจในที่สุด

นอกจากนั้นยังมีการเว้นจังหวะ (pause) ซึ่งเป็นอีกเทคนิคที่สำคัญมาก บางครั้งการหยุดพูดเป็นจังหวะสั้นๆ กลับช่วยเพิ่มน้ำหนักให้กับคำพูด

สุดท้ายคือการเอาอารมณ์ความรู้สึกมาใส่ (emotional voice) คือการใช้เสียงให้สอดคล้องกับอารมณ์ของเนื้อหา เช่น ใช้เสียงตื่นเต้นในจังหวะที่ลุ้นระทึก เสียงอ่อนโยนในช่วงอารมณ์อ่อนหวาน หรือเสียงฮึกเหิมกับเรื่องที่เร้าใจ จะยิ่งช่วยอรรถรสในการฟังมากขึ้น

แต่ที่สำคัญคือต้องฝึกบ่อยๆ จนชำนาญ ยิ่งเวลาขึ้นเวทีจริง เราต้องรู้ว่าจะใช้เทคนิคไหนในจังหวะไหน ผสมผสานกันได้อย่างลงตัว รู้จักปรับระดับเสียงให้เข้ากับขนาดของห้องและจำนวนผู้ฟัง หมั่นบันทึกเสียงตัวเองแล้วนำมาวิเคราะห์ จะช่วยให้การพูดเราพัฒนาอย่างรวดเร็ว

อย่าลืมว่าการมีเสียงที่ดี ที่หลากหลาย เปรียบเหมือนเรามีสีสันหลากหลายบนพาเลตต์ สามารถผสมผสานให้เข้ากับทุกโทนเรื่อง ทุกอารมณ์ความรู้สึก ผู้ฟังจะตื่นตาตื่นใจ และอยากติดตามเราไปจนถึงบทสรุปที่งดงามในที่สุด เสียงของเราจึงเปรียบเหมือนเครื่องดนตรีที่สามารถบรรเลงทำนองให้ผู้คนหลงใหล และซาบซึ้งกับเรื่องราวได้อย่างโดดเด่นนั่นเอง

8) ขาดการสบตาผู้ฟัง (Lack of Eye Contact)

การสบตา (eye contact) เป็นหนึ่งในทักษะการสื่อสารที่สำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการนำเสนอ เพราะการสบตาจะช่วยสร้างการเชื่อมต่อ (connection) ระหว่างผู้พูดกับผู้ฟัง ทำให้รู้สึกใกล้ชิด ผูกพัน และไว้วางใจกันมากขึ้น

แต่หลายครั้ง ผู้นำเสนอมักจะมองข้ามความสำคัญของการสบตา เพราะความตื่นเต้น ประหม่า หรือกลัวสายตาผู้ชม จึงมักจะก้มหน้างุด มองพื้น มองเพดาน มองออกนอกหน้าต่าง หรือไม่ก็จ้องที่สไลด์ตัวเองตลอดเวลา ซึ่งเป็นสิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง

การสบตาที่ดี ควรจะมองที่ผู้ฟังอย่างทั่วถึง คือพยายามสบตากับทุกคนในห้อง ไม่ใช่มองแต่คนใดคนหนึ่ง หรือมุมใดมุมหนึ่ง ให้แบ่งสายตาไปทั่วทั้งซ้าย-ขวา หน้า-หลัง เพื่อให้ทุกคนรู้สึกว่าได้รับการมองเห็น มิได้ถูกละเลย

นอกจากนั้น ควรใช้การสบตาเพื่อสื่ออารมณ์ความรู้สึก คือสบตาผู้ฟังอย่างนุ่มนวล ยิ้มแย้ม เป็นมิตร ในจังหวะที่พูดถึงเรื่องดีๆ หรือสบตาอย่างแน่วแน่ เคร่งขรึม ในจังหวะที่พูดถึงเรื่องจริงจัง เพื่อให้สายตาสอดคล้องกับน้ำเสียงและเนื้อหาที่พูด

ถ้าการสบตาตรงๆ ดูเป็นเรื่องยาก อาจใช้เทคนิคการมองที่หน้าผาก (forehead gazing) ซึ่งเป็นจุดที่อยู่ตรงกลางระหว่างคิ้วทั้งสอง เวลามองจะให้ความรู้สึกเหมือนสบตา แต่จะรู้สึกกดดันน้อยกว่า เป็นการฝึกก่อนไปสู่การสบตาจริงๆ ในระยะประชิด

สิ่งสำคัญคือต้องมองให้เป็นธรรมชาติ อย่าเขม็ง เกร็ง หรือกระพริบตาถี่จนผิดปกติ ให้ทำตัวให้ผ่อนคลาย คิดเสียว่ากำลังคุยกับเพื่อนสนิท ไม่ใช่คนแปลกหน้า จะทำให้บรรยากาศโดยรวมเป็นกันเองและน่าฟังมากยิ่งขึ้น

นอกจากการสบตาแล้ว ลองใช้ภาษากาย (body language) อื่นๆ ประกอบด้วย เช่น การใช้มือประกอบการพูด (hand gestures) ในจังหวะที่เหมาะสม การแสดงสีหน้าท่าทางให้สอดคล้องกับเนื้อหา (facial expressions) ก็จะช่วยส่งเสริมให้การสื่อสารของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น

สุดท้าย อย่าลืมว่าสายตาเราสามารถสื่อสารได้มากกว่าคำพูด ถ้าเราใช้ประโยชน์จากสายตาให้เกิดประโยชน์สูงสุด ก็จะช่วยให้เรานำพาผู้ฟังเข้าถึงแก่นแท้ของสิ่งที่เราต้องการจะสื่อ ทั้งในแง่ของเนื้อหา ความคิด และอารมณ์ความรู้สึก ทำให้เกิดการปฏิสัมพันธ์ทางใจระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง

9) ขาดการมีส่วนร่วมของผู้ฟัง 2 ทาง (Lack of Two-Way Communication)

หลายคนมักเข้าใจผิดว่าการนำเสนอที่ดีคือการพูดคนเดียวให้จบเร็วๆ โดยไม่สนใจผู้ฟังเลย แต่จริงๆ แล้ว การนำเสนอที่มีประสิทธิภาพนั้นควรเป็นการสื่อสารสองทาง (two-way communication) มีปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้พูดและผู้ฟังด้วย

วิธีแรกในการสร้างการมีส่วนร่วมคือการใช้คำถาม ระหว่างการพูด บางครั้งอาจเป็นคำถามง่ายๆ เพื่อกระตุ้นความสนใจ เช่น “เพื่อนๆ เคยเจอปัญหานี้กันบ้างไหมครับ?” หรือคำถามเพื่อเปิดประเด็น เช่น “ทุกคนคิดว่าอะไรเป็นสาเหตุหลักของเรื่องนี้?” คำถามจะช่วยให้ผู้ฟังรู้สึกมีส่วนร่วม ไม่ใช่แค่ฟังเฉยๆ

นอกจากถามแล้ว อย่าลืมหยุดฟังคำตอบด้วย เมื่อผู้ฟังแสดงความคิดเห็น ให้เราตั้งใจฟังอย่างลึกซึ้ง สรุปใจความสำคัญ หรือถามต่อยอดเพิ่มเติม เพื่อให้เกิดการแลกเปลี่ยนที่สร้างสรรค์ ผู้ฟังจะรู้สึกภูมิใจที่ได้มีส่วนร่วม และอยากแชร์ความคิดมากขึ้น

บางครั้งการให้ผู้ฟังแบ่งกลุ่มย่อยเพื่ออภิปราย (small group discussion) ก็เป็นเทคนิคที่ได้ผลดี โดยตั้งคำถามหรือหัวข้อให้แต่ละกลุ่มช่วยกันแสดงความเห็น แล้วส่งตัวแทนออกมานำเสนอหน้าห้อง นอกจากจะช่วยกระตุ้นการมีส่วนร่วมแล้ว ยังเป็นการส่งเสริมการเรียนรู้จากเพื่อนๆ (peer learning) ไปด้วย

หากเป็นไปได้ ลองใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการโต้ตอบ (interactive technology) เช่น ให้ผู้ฟังโหวตผ่านมือถือ แล้วดูผลแบบ real-time บนหน้าจอ หรือเปิดให้ถามคำถามผ่านแอปพลิเคชัน แล้วเลือกคำถามที่น่าสนใจมาตอบ จะทำให้การนำเสนอดูทันสมัย และผู้ฟังก็ตื่นเต้นที่จะมีส่วนร่วมมากขึ้น

แต่ที่สำคัญคือการเตรียมพร้อมรับมือกับทุกสถานการณ์ (being prepared for any situation) ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการพูดคุย ไม่ว่าจะเป็นคำถามที่ไม่คาดฝัน ความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น หรือคำวิจารณ์ที่ต้องรับมือ โดยรักษาสติ ตอบคำถามอย่างสุภาพ ใจเย็น และพยายามตอบให้ตรงประเด็น ถ้าไม่รู้ก็บอกตามตรง อย่าเสแสร้งตอบไปแบบผิดๆ

10) ไม่ควบคุมเวลา (Poor Time Management)

การจัดสรรเวลาเป็นอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญที่จะทำให้การนำเสนอประสบความสำเร็จหรืออาจจะล้มเหลว หากใช้เวลามากหรือน้อยเกินไป ไม่ตรงตามที่กำหนด อาจส่งผลเสียต่อทั้งตัวผู้พูดและผู้ฟังก็ได้

ในแง่ของผู้พูด การพูดเกินเวลา (overtime) อาจทำให้ดูไม่มืออาชีพ ขาดการเตรียมตัวที่ดี หรือดูเห็นแก่ตัวที่เอาแต่พูด โดยไม่สนใจคนอื่น ในขณะที่การพูดสั้นเกินไปก็อาจทำให้ผู้ฟังสงสัยว่าเนื้อหาไม่ครบถ้วน หรือผู้พูดไม่มีอะไรจะพูด จึงรีบพูดรีบจบ

ในมุมของผู้ฟัง การนั่งฟังนานเกินไปโดยไม่รู้ว่าจะจบเมื่อไหร่ ก็ทำให้รู้สึกเบื่อหน่าย ไม่ตั้งใจฟัง หรือเครียดกับเวลาของตัวเองที่ต้องเสียไป ส่วนการฟังสั้นๆ จนจับใจความไม่ทัน ข้อมูลไม่ครบ ก็ทำให้รู้สึกเสียเที่ยวที่มาฟัง ไม่คุ้มค่าเวลาเช่นกัน

วิธีแก้ไขปัญหานี้คือ ต้องวางแผนการใช้เวลาอย่างรัดกุม โดยกำหนดกรอบเวลา (time frame) สำหรับแต่ละส่วนของการนำเสนอ ตั้งแต่เกริ่นนำ เนื้อหาหลัก สรุปท้ายและถาม-ตอบ ซึ่งควรจัดสัดส่วนให้สมดุลและเหมาะสมกับความสำคัญของแต่ละส่วน

จากนั้นอาจซ้อมพูดจับเวลาให้ได้ใกล้เคียงกับเวลาจริงมากที่สุด โดยคิดเผื่อเวลาสำหรับเหตุการณ์ไม่คาดฝันเอาไว้ด้วย เช่น เวลาที่ใช้ในการเปลี่ยนสไลด์ การพูดนอกสคริปต์ หรือการถาม-ตอบที่อาจยืดยาว เพื่อให้มั่นใจว่าเรามีเวลาเพียงพอจริงๆ

นอกจากนั้น หากเป็นงานที่มีหลายการนำเสนอต่อเนื่องกัน เราต้องรักษามารยาทในการใช้เวลาของผู้อื่นด้วย (respect others’ time) อย่าพูดเกินเวลาจนทำให้วิทยากรคนถัดไปต้องเสียเปรียบ หรือต้องยกเลิกการนำเสนอไปเลย จงใส่ใจกับเวลาส่วนรวมไม่ใช่แต่เฉพาะของตัวเองเท่านั้น

ถ้าทำได้ตามนี้ เราจะเป็นผู้พูดที่รู้จักควบคุมเวลาได้เป็นอย่างดี เป็นที่ชื่นชมของทั้งผู้จัดงานและผู้ฟังว่ามีความรับผิดชอบและตรงต่อเวลา ทำให้ทุกคนสามารถใช้เวลาที่มีค่าไปกับสาระที่เป็นประโยชน์ได้อย่างคุ้มค่า โดยไม่ต้องกังวลว่าจะต้องเสียเวลาไปกับอะไรที่ไม่จำเป็น ถือเป็นการให้เกียรติกับเวลา ซึ่งเป็นสิ่งที่มีค่าที่สุดของทุกคนนั่นเอง

สรุป

จากที่ได้เล่ามาทั้งหมดนี้ จะเห็นได้ว่าการตระหนักถึงข้อผิดพลาดทั้ง 10 ประการที่มักเกิดขึ้นบ่อยๆ ไม่ว่าจะเป็นการเตรียมตัวที่ไม่เพียงพอ โครงสร้างเนื้อหาที่สับสน การอ่านสไลด์แบบขาดสีสัน สไลด์ที่อัดแน่นไปด้วยตัวอักษร การมองหน้าผู้ฟังไม่เป็น น้ำเสียงที่ขาดจังหวะ การใช้ศัพท์เกินความจำเป็น การไม่เปิดโอกาสให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม การบริหารเวลาที่บกพร่อง หรือการไม่รู้ว่าตัวเองต้องการสื่ออะไร จะช่วยให้เราก้าวข้ามอุปสรรคเหล่านี้ไปสู่การนำเสนอที่โดดเด่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

เบญจ์ ไทยอาภรณ์
www.PresentationBen.com | TikTok | facebook | YouTube