เตรียมตัวตามนี้พรีเซนต์ออกมาดีแน่นอน

สมัยก่อนตอนเริ่มงานใหม่ๆ มีประชุมของแผนกต่างๆประจำสัปดาห์ระดับที่ MD นั่งหัวโต๊ะ เด็กใหม่ต้องเข้าแทนรุ่นพี่ที่มอบหมายงานให้ จริงๆก็สุ่ยๆทำไปให้จบ ดีไม่ดีไม่รู้แหละ แต่ก็ผ่านมาได้แบบงั้นๆไม่ได้มีอะไรโดดเด่น

จนเริ่มเรียนรู้ด้วยตนเอง จับสังเกตที่พี่ๆหลายคนเริ่มทำให้เห็น จนมาตกผลึกในภายหลัง หลังจากที่บริษัทส่งไปเรียนวิชา Train-The-Trainer ถึงได้รู้เคล็ดบางอย่างในการเตรียมตัวสำหรับนำเสนอ

คือ ถ้าเตรียมตัวตามแพทเทิร์นนี้ ส่วนใหญ่จะออกมาครอบคลุมแล้วไม่ค่อยจะหลุดอะไร เวลาเตรียมตัวก่อนที่จะได้ความรู้ตรงนี้ จะรีบทำสไลด์ก่อนเลย เพราะคิดว่าจำเป็น แต่จริงๆแล้วการนำเสนอหรือการพรีเซนต์มักมีอะไรมากกว่าสไลด์ เพราะแท้ที่จริงแล้ว ควรแยกหรือแบ่งการเตรียมตัวเป็น 3 เรื่องใหญ่ๆ

ในบทความนี้ จะเจาะลึกองค์ประกอบหลักทั้งสามประการของการนำเสนอ พร้อมเคล็ดลับและกลยุทธ์ที่จะช่วยยกระดับทักษะการนำเสนอให้ดียิ่งขึ้น

1. เนื้อหา (Data)

เนื้อหาคือหัวใจสำคัญของการนำเสนอที่ประสบความสำเร็จ ไม่ว่าจะมีทักษะการพูดที่ยอดเยี่ยมหรือสไลด์ที่สวยงามเพียงใด หากเนื้อหาไม่แข็งแกร่ง การนำเสนอก็จะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่ต้องการได้

ทำความเข้าใจกับวัตถุประสงค์

• ระบุเป้าหมายหลัก: ต้องการให้ข้อมูล โน้มน้าวใจ หรือกระตุ้นให้เกิดการกระทำ?
• รู้จักผู้ฟัง: ทำความเข้าใจความต้องการ ความสนใจ และระดับความรู้ของผู้ฟัง
• กำหนดข้อความสำคัญ: มุ่งเน้นไปที่ประเด็นหลัก 2-3 ประเด็นที่ต้องการให้ผู้ฟังจดจำ

จัดโครงสร้างเนื้อหา

• สร้างโครงร่าง: จัดระเบียบความคิดด้วยโครงร่างที่ชัดเจนและเป็นตรรกะ
• ใช้หลักการ “บอก-แสดง-บอก”: แนะนำแนวคิด แสดงตัวอย่างหรือหลักฐาน แล้วสรุปประเด็นสำคัญ หลักการ “Tell-Show-Tell” เป็นเทคนิคการนำเสนอที่ช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจและจดจำเนื้อหาได้ดีขึ้น ประกอบด้วย 3 ขั้นตอน:
  
  1. Tell : แนะนำแนวคิดหรือประเด็นหลักที่ต้องการนำเสนอ
  2. Show : ยกตัวอย่าง สาธิต หรือแสดงหลักฐานที่สนับสนุนแนวคิดนั้น
  3. Tell : สรุปประเด็นสำคัญอีกครั้ง เน้นย้ำสิ่งที่ต้องการให้ผู้ฟังจดจำ
  
  ตัวอย่างการใช้หลักการนี้:
  
  Tell : “การออกกำลังกายเป็นประจำช่วยลดความเสี่ยงของโรคหัวใจ”
  Show : นำเสนอผลการวิจัยและสถิติที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างการออกกำลังกายและสุขภาพหัวใจ
  Tell : “ดังนั้น การออกกำลังกายสม่ำเสมอจึงเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการดูแลสุขภาพ
  หัวใจของคุณ”
  
  วิธีนี้ช่วยเสริมความเข้าใจและทำให้ข้อมูลน่าเชื่อถือมากขึ้น โดยการนำเสนอข้อมูลซ้ำในรูปแบบที่แตกต่างกัน

ทำให้เนื้อหาน่าเชื่อถือ

• ใช้ข้อมูลและสถิติ: สนับสนุนข้อโต้แย้งด้วยข้อมูลที่เชื่อถือได้และเกี่ยวข้อง
• อ้างอิงผู้เชี่ยวชาญ: เพิ่มความน่าเชื่อถือด้วยการอ้างอิงผู้เชี่ยวชาญในสาขาที่เกี่ยวข้อง
• คาดการณ์คำถามและข้อโต้แย้ง: เตรียมพร้อมสำหรับคำถามที่อาจเกิดขึ้นและรวมคำตอบไว้ในการนำเสนอ

2. สื่อที่ใช้ประกอบ (Design)

สื่อที่ใช้ประกอบเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังในการเสริมและเน้นย้ำเนื้อหา สื่อที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถช่วยอธิบายแนวคิดที่ซับซ้อน ดึงดูดความสนใจของผู้ฟัง และทำให้ข้อความสำคัญน่าจดจำมากขึ้น

ออกแบบสไลด์ที่มีประสิทธิภาพ

• ใช้หลักการ “Less is more” : หลีกเลี่ยงสไลด์ที่มีข้อความมากเกินไป ใช้คำสำคัญและประโยคสั้นๆ
• เลือกแบบอักษรที่อ่านง่าย: ใช้แบบอักษรที่ชัดเจนและมีขนาดใหญ่พอที่จะอ่านได้จากด้านหลังของห้อง
• สร้างลำดับชั้นทางสายตา: ใช้ขนาด สี และการจัดวางเพื่อเน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุด

ใช้ภาพประกอบที่มีผลกระทบ

• เลือกภาพคุณภาพสูง: ใช้ภาพถ่าย แผนภูมิ และกราฟิกที่มีความละเอียดสูงและเกี่ยวข้องกับเนื้อหา
• สร้างอินโฟกราฟิก: แปลงข้อมูลที่ซับซ้อนให้เป็นภาพที่เข้าใจง่ายด้วยอินโฟกราฟิก
• พิจารณาการใช้วิดีโอ: รวมคลิปวิดีโอสั้นๆ เพื่อแสดงแนวคิดหรือสาธิตผลิตภัณฑ์

รักษาความสม่ำเสมอ

• ใช้ธีมที่สอดคล้องกัน: รักษาโครงร่างสี แบบอักษร และสไตล์การออกแบบที่สอดคล้องกันตลอดการนำเสนอ
• Transition ที่เรียบง่าย: ใช้การเปลี่ยนภาพนิ่งที่เรียบง่ายเพื่อรักษาการไหลของการนำเสนอให้ดูไม่น่ารำคาญ ส่วนตัวชอบใช้พวก Fade มากที่สุด
• ทดสอบบนอุปกรณ์ที่แตกต่างกัน: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสื่อแสดงผลได้อย่างถูกต้องบนหน้าจอและโปรเจคเตอร์ขนาดต่างๆ

3. การถ่ายทอด (Delivery)

การถ่ายทอดเนื้อหาที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งที่แยกการนำเสนอที่ดีออกจากการนำเสนอที่ยอดเยี่ยม วิธีการนำเสนอเนื้อหามีความสำคัญพอๆ กับเนื้อหานั้นเอง การถ่ายทอดที่มั่นใจและน่าสนใจสามารถเปลี่ยนแม้แต่หัวข้อที่ซับซ้อนที่สุดให้เป็นเรื่องที่น่าสนใจและน่าจดจำได้

ฝึกฝนการพูดในที่สาธารณะ

• ควบคุมน้ำเสียง: ปรับระดับเสียง จังหวะ และการเน้นเสียงเพื่อรักษาความสนใจของผู้ฟัง
• ใช้ภาษากายที่เปิดเผย: รักษาการติดต่อด้วยสายตา ใช้ท่าทางที่เป็นธรรมชาติ และแสดงความมั่นใจผ่านท่าทาง
• หลีกเลี่ยงคำเติมเต็ม: ตระหนักถึงการใช้คำเติมเต็มเช่น “เอ่อ” หรือ “คือ” และพยายามลดการใช้งาน

เชื่อมต่อกับผู้ฟัง

• สร้างการมีส่วนร่วม: ถามคำถาม ใช้การสำรวจความคิดเห็นแบบโต้ตอบ(Mentimeter) หรือเชิญให้มีการอภิปรายสั้นๆ หรือตอบคำถามง่ายๆเพราะ Break the ICE.
• ใช้การเล่าเรื่อง: แบ่งปันเรื่องราวส่วนตัวหรือกรณีศึกษาที่เกี่ยวข้องเพื่อสร้างการเชื่อมต่อทางอารมณ์กับผู้ฟัง

จัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

• ฝึกซ้อมการจับเวลา: ซ้อมการนำเสนอเพื่อให้แน่ใจว่าอยู่ภายในเวลาที่กำหนด
• จัดลำดับความสำคัญของเนื้อหา: ระบุส่วนที่สำคัญที่สุดของการนำเสนอในกรณีที่ต้องตัดบางส่วนออก
• เตรียมพร้อมสำหรับความไม่คาดคิด: มีแผนสำรองสำหรับปัญหาทางเทคนิคหรือคำถามที่ไม่คาดคิด

เคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับการถ่ายทอดที่ยอดเยี่ยม

• มาถึงก่อนเวลา: ให้เวลาตัวเองในการตั้งค่าและทดสอบอุปกรณ์
• ดื่มน้ำ: รักษาความชุ่มชื้นของคอเพื่อป้องกันการระคายเคือง
• หายใจลึกๆ: ใช้เทคนิคการหายใจเพื่อจัดการความเครียดและรักษาความสงบ
• ใช้รีโมทนำเสนอ: ให้อิสระในการเคลื่อนไหวและมีปฏิสัมพันธ์กับผู้ฟัง

การนำองค์ประกอบทั้งหมดมารวมกัน

การนำเสนอที่ยอดเยี่ยมเกิดขึ้นเมื่อเนื้อหา สื่อที่ใช้ประกอบ และการถ่ายทอดทำงานร่วมกันอย่างกลมกลืน เมื่อเราเข้าใจและฝึกฝนองค์ประกอบทั้งสามนี้ เราจะสามารถสร้างการนำเสนอที่ไม่เพียงแต่ให้ข้อมูล แต่ยังสร้างแรงบันดาลใจและกระตุ้นให้เกิดการกระทำ

การพัฒนาทักษะการนำเสนอเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ยิ่งเราฝึกฝนและปรับปรุง ยิ่งเราจะมั่นใจและมีประสิทธิภาพมากขึ้น นี่คือเคล็ดลับเพิ่มเติมสำหรับการรวมองค์ประกอบทั้งสามเข้าด้วยกัน:

1. วางแผนอย่างรอบคอบ: เริ่มต้นด้วยการวางแผนเนื้อหาก่อนที่จะสร้างสื่อประกอบหรือฝึกซ้อมการถ่ายทอด การมีโครงร่างที่แข็งแกร่งจะช่วยให้ทุกอย่างลงตัว
2. สร้างความสอดคล้อง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสื่อประกอบสนับสนุนเนื้อหาของเราอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ฝึกซ้อม ฝึกซ้อม และฝึกซ้อม: การฝึกซ้อมช่วยให้เราคุ้นเคยกับเนื้อหา สื่อประกอบ และการถ่ายทอด ทำให้การนำเสนอราบรื่นและเป็นธรรมชาติมากขึ้น
4. ขอความคิดเห็น: ให้เพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนฟังการนำเสนอของเราและขอความคิดเห็นที่จริงใจ ใช้ข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงทั้งสามองค์ประกอบ
5. ยืดหยุ่นและปรับตัว: แม้ว่าการวางแผนจะสำคัญ แต่เราต้องพร้อมที่จะปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น ฝึกการตอบสนองต่อคำถามหรือการขัดจังหวะโดยไม่เสียจังหวะ
6. เรียนรู้จากประสบการณ์: หลังจากการนำเสนอแต่ละครั้ง ให้เวลาไตร่ตรองว่าอะไรที่ได้ผลดีและอะไรที่สามารถปรับปรุงได้ ใช้ความรู้นี้เพื่อพัฒนาการนำเสนอครั้งต่อไป
7. รักษาความเรียบง่าย: อย่าทำให้การนำเสนอซับซ้อนเกินไป เนื้อหาที่ชัดเจน สื่อประกอบที่ตรงประเด็น และการถ่ายทอดที่จริงใจมักจะมีประสิทธิภาพมากที่สุด
8. เข้าใจผู้ฟัง: ปรับแต่ละองค์ประกอบให้เหมาะกับผู้ฟังของเรา ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือผู้บริหารระดับสูง
9. สร้างการเชื่อมโยงทางอารมณ์: ใช้เรื่องราว ตัวอย่าง และการแสดงออกทางอารมณ์เพื่อสร้างการเชื่อมโยงกับผู้ฟัง ทำให้การนำเสนอน่าจดจำมากขึ้น
10. จบอย่างแข็งแกร่ง: วางแผนการสรุปที่น่าประทับใจซึ่งเน้นย้ำข้อความสำคัญ (key message) และกระตุ้นให้เกิดการกระทำ

การฝึกฝนอย่างสม่ำเสมอและความมุ่งมั่นในการปรับปรุงทั้งสามองค์ประกอบนี้จะช่วยยกระดับทักษะการนำเสนอของเราให้สูงขึ้นเรื่อยๆ เมื่อเรารู้สึกสบายใจกับแต่ละองค์ประกอบ เราจะสามารถมุ่งเน้นไปที่การถ่ายทอดข้อความที่มีพลังและสร้างผลกระทบที่ยั่งยืนต่อผู้ฟังของเรา

การนำเสนอที่ทรงพลังไม่ได้เกิดจากโชคช่วย แต่เป็นผลลัพธ์ของการวางแผนอย่างพิถีพิถัน การเตรียมพร้อมอย่างรอบด้าน และการฝึกฝนอย่างอย่างสม่ำเสมอ พร้อมจุดประกายแรงบันดาลใจ และผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างแท้จริง

นำเสนอให้โดนใจ ไม่ใช่แค่ทำให้จบ แต่ทำให้จำ และนำไปใช้

ขอเป็นกำลังใจให้ทุกๆท่านสำหรับการนำเสนอในทุกๆครั้งและลองนำเนื้อหาที่เรียบเรียงมาทั้งหมดนี้ไปปรับใช้กันดูครับ

เบญจ์ ไทยอาภรณ์
www.PresentationBen.com | TikTok | facebook | YouTube
สำหรับท่านใดที่สนใจงานฝึกอบรม Slide Presentation Design แบบ In-House Training สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ ลิงค์นี้ครับ

เราพร้อมให้คำปรึกษา และออกแบบหลักสูตรอบรมให้ตรงกับความต้องการของทีมงานและองค์กรของท่าน เพื่อเสริมสร้างทักษะการนำเสนองานด้วย Slide Presentation อย่างมืออาชีพ