คนส่วนใหญ่นำเสนอแบบเรียงตามลำดับเหตุการณ์ (Chronological Order) แต่สิ่งนี้อาจทำให้หัวหน้ารู้สึกเบื่อหรือมองไม่เห็นภาพรวมของไอเดีย เราอาจทุ่มเทเตรียมข้อมูลอย่างหนัก นำเสนอมุมมองและรายละเอียดครบถ้วน แต่จบแล้วหัวหน้ากลับพูดแค่คำเดียว:
“แล้วที่เล่ามาทั้งหมด อยากบอกอะไรเหรอ?”
มันเป็นความรู้สึกที่น่าน้อยใจใช่ไหม? เพราะนั่นหมายถึงไอเดียดี ๆ ของเราอาจถูกมองข้าม และโอกาสในการอนุมัติโครงการก็ลดลง
เหตุผลที่เกิดปัญหานี้ไม่ได้เกี่ยวกับความซับซ้อนของไอเดีย แต่เป็นเพราะ ลำดับการนำเสนอที่ไม่ตรงจุด ซึ่งกรณีนี้คือการขออนุมัติโครงการหรือโน้มน้าวให้หัวหน้าเห็นด้วยกับไอเดียของเรา
วิธีที่ง่ายและได้ผลคือการใช้ The Pyramid Principle ซึ่งเป็นหลักการจัดลำดับความคิดที่ช่วยให้การนำเสนอชัดเจนและน่าสนใจ The Pyramid Principle ทำงานอย่างไร?
- เริ่มด้วย Main Idea: นำเสนอ “หัวข้อสำคัญ” หรือ “ข้อสรุป” ก่อนเสมอ
- เช่น: “โครงการนี้สามารถลดต้นทุนได้ 20% ภายใน 6 เดือน”
- สนับสนุนด้วย Key Points: อธิบาย 3-4 ประเด็นที่รองรับไอเดียหลัก
- เช่น: “ลดของเสียจากกระบวนการ, ใช้ระบบอัตโนมัติ, เจรจาลดต้นทุนวัสดุ”
- ลงลึกด้วยรายละเอียด: หลังจากหัวหน้าเข้าใจโครงสร้างหลักแล้ว ค่อยลงลึกในส่วนที่สำคัญ
หลักการพีระมิด (The Pyramid Principle) ซึ่งพัฒนาโดย Barbara Minto ในช่วงที่เธอทำงานที่ McKinsey เป็นวิธีการสื่อสารแบบมีโครงสร้างที่ช่วยเปลี่ยนข้อมูลที่ซับซ้อนให้กลายเป็นเนื้อหาที่ชัดเจนและน่าสนใจ หลักการนี้เน้นการเริ่มต้นด้วยข้อเสนอแนะหลักที่มีเหตุผลสนับสนุนและข้อมูลที่น่าเชื่อถือ
ในการนำเสนองาน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียให้ความสำคัญกับความกระชับและชัดเจนมากกว่าการสร้างความลุ้นระทึก หลักการพีระมิดแนะนำให้เริ่มต้นด้วยคำตอบหรือข้อเสนอแนะทันที จากนั้นใช้เหตุผลและข้อมูลสนับสนุนตามลำดับ ช่วยให้ผู้นำเสนอสื่อสารได้ตรงประเด็นและดึงดูดความสนใจได้ทันที
วิธีใช้หลักการพีระมิดในงานนำเสนอ
เมื่อจัดโครงสร้างงานนำเสนอด้วยหลักการพีระมิด:
- เริ่มต้นด้วยบทสรุป: สไลด์แรกควรสรุปใจความสำคัญหรือข้อเสนอแนะ เพื่อให้ผู้ฟังสามารถเข้าใจภาพรวมได้อย่างชัดเจนและรวดเร็ว รวมถึงช่วยให้พวกเขามีแนวทางในการติดตามเนื้อหาที่จะนำเสนอในแต่ละสไลด์ถัดไป
- จัดเหตุผลอย่างมีลำดับ: ขยายความ “เหตุผลและวิธีการ” ในสไลด์ถัดๆ ไป โดยให้ข้อมูลที่มีความชัดเจนและมีระเบียบมากขึ้น เพื่อให้ผู้อ่านหรือผู้ชมเข้าใจเนื้อหาได้ง่ายยิ่งขึ้น พร้อมข้อมูลหรือภาพประกอบที่สอดคล้องกันเพื่อเพิ่มความน่าสนใจและความเข้าใจในเนื้อหาที่นำเสนอ
- หาข้อมูลสนับสนุนเหตุผล: ใช้กราฟ ตาราง หรือแผนภาพ เพื่อสนับสนุนเหตุผลในข้อ 2 ทีละข้อ ซึ่งจะช่วยให้การนำเสนอข้อมูลมีความชัดเจนและเข้าใจได้ง่ายขึ้น โดยที่ผู้ฟังสามารถมองเห็นความสัมพันธ์และแนวโน้มของข้อมูลที่นำเสนออย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น.
ตัวอย่างการนำเสนอ
หัวข้อ: ขออนุมัติงบ 2 ล้านบาทเพื่อส่งเสริมการขายคอนโด
1. เริ่มต้นด้วยคำตอบ (Answer First):
“เพื่อเพิ่มยอดขายคอนโดที่เหลืออยู่ 30 ยูนิตในไตรมาสนี้ เราขออนุมัติงบประมาณ 2 ล้านบาทสำหรับการจัดโปรโมชันส่งเสริมการขายและทำการตลาดเชิงรุก”
2. สนับสนุนด้วยเหตุผล (Supporting Arguments):
เหตุผลที่ 1: การแข่งขันในตลาดสูงขึ้น ส่งผลให้ยอดขายชะลอตัว
- ข้อมูลสนับสนุน: ยอดขายคอนโดในพื้นที่ลดลง 15% เมื่อเทียบกับไตรมาสก่อน
- ภาพประกอบ: กราฟแสดงแนวโน้มยอดขายคอนโดในพื้นที่เปรียบเทียบกับคู่แข่ง
เหตุผลที่ 2: โปรโมชันช่วยกระตุ้นความสนใจจากผู้ซื้อ
- ข้อมูลสนับสนุน: จากการวิเคราะห์โปรโมชันก่อนหน้า พบว่ายอดขายเพิ่มขึ้น 25% เมื่อมีการจัดแคมเปญลดราคาหรือของแถม
- ภาพประกอบ: ตารางเปรียบเทียบยอดขายก่อนและหลังโปรโมชัน
เหตุผลที่ 3: งบการตลาดที่เพิ่มขึ้นสามารถดึงดูดกลุ่มเป้าหมายใหม่ได้
- ข้อมูลสนับสนุน: การเพิ่มงบโฆษณาบนแพลตฟอร์มออนไลน์ช่วยเพิ่มผู้เข้าชมเว็บไซต์ขึ้น 40% ในการแคมเปญก่อนหน้า
- ภาพประกอบ: กราฟแสดงอัตราการเติบโตของผู้เข้าชมเว็บไซต์
3. เสริมด้วยข้อมูลที่ชัดเจน (Data & Trust):
- รายละเอียดแผนงบประมาณ 2 ล้านบาท:
- 1 ล้านบาทสำหรับการโฆษณาออนไลน์ (Google Ads, Facebook)
- 5 แสนบาทสำหรับโปรโมชันส่วนลดและของแถม
- 5 แสนบาทสำหรับกิจกรรมส่งเสริมการขาย เช่น Open House
ประโยชน์จากการนำเสนอแบบ Pyramid Principle:
- ข้อเสนอชัดเจนตั้งแต่ต้น ช่วยให้ผู้บริหารเข้าใจเป้าหมายทันที และสามารถกำหนดวิธีการที่เหมาะสมเพื่อนำไปสู่ความสำเร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- เหตุผลและข้อมูลสนับสนุนช่วยเพิ่มความมั่นใจในข้อเสนอ และส่งเสริมให้เกิดความเชื่อมั่นในความน่าเชื่อถือของข้อมูลที่นำเสนอ นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้รับข้อมูลมีความเข้าใจที่ชัดเจนมากขึ้นเกี่ยวกับข้อดีและคุณค่าของข้อเสนอที่มีอยู่
- ประหยัดเวลาและช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้รวดเร็ว ในโลกที่ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ การมีเครื่องมือและข้อมูลที่ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็วนั้น ถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยให้ผู้บริหารทำการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ปัญหาที่ส่วนตัวเจอเวลานำเสนอคือข้อมูลเยอะจนไม่รู้จะเริ่มยังไง หลายครั้งเลยลองใช้ Pyramid Principle มาช่วยจัดลำดับความคิด เพราะมันช่วยให้คนฟังเข้าใจง่ายขึ้นมาก
เคยแบ่งปันหลักการนี้ในคลาสที่สอนเรื่องการออกแบบสไลด์ ผู้เรียนหลายคนชอบมากและลองนำไปใช้กับกรณีศึกษาที่ทำในห้องเรียน ผลลัพธ์ที่ออกมาทำให้พวกเขาเห็นความแตกต่างชัดเจน “อยากพัฒนาทักษะการนำเสนอและการออกแบบสไลด์? ติดตามความรู้ดี ๆ ได้จากช่องทางเหล่านี้ครับ!”
PresentationBen's Blog 
ใส่ความเห็น