PresentationBen's Blog

ในการทำงานไม่ว่าจะเป็นอยู่ในองค์กรไหน สถาบันทั้งรัฐและเอกชน ธุรกิจหรือองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร ไม่ว่าจะนักเรียนหรือเป็นครูบาอาจารย์ สำหรับการนำเสนอแล้ว การยกเอาข้อมูล ตัวเลข ข้อเท็จจริงต่างๆเพื่อนำมาประกอบการนำเสนอ เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะข้อมูลที่มาค่าเหล่านั้น ผ่านการจัดหา ผ่านการค้นคว้า กว่าจะรวบรวมได้มาคงลำบากกันน่าดู

แต่ทำไมพอขึ้นข้อมูลต่างๆสำหรับนำเสนอแล้วเหมือนกลายเป็นยาขมสำหรับคนฟัง ไม่ก็เป็นยานอนหลับขนานแรงที่กินปุ๊บเกิดอาการสะลึมสะลือเรอเหม็นเปรียวน้ำลายไหลย้อยสัปหงกกันเป็นแถบๆ

อาจเพราะน่าเบื่อ หรืออาจไม่เกี่ยวข้องกับคนฟัง ไม่รู้จะได้ประโยชน์อะไร หรือเพราะเราไม่ได้ทำการบ้านในการวางโครงสร้างของการนำเสนอมาให้ดีเสียก่อน

Nancy Duarte ผู้เขียนหนังสือ Slide:ology และหนังสือ Resonate รวมถึงเป็นผู้ที่อยู่เบื้อหหลังการนำเสนอของบริษัทระดับโลกเช่น Apple ได้กล่าวไว้อย่างน่าสนใจว่า

“Data slides are not really about the data.
They are about the meaning of the data”
“ใจความสำคัญของสไลด์ที่บรรจุไปด้วยข้อมูลไม่ใช่ตัวข้อมูล
แต่คือความหมายของข้อมูลต่างหาก”

ดังนั้น การนำเสนอที่เต็มไปด้วยชุดข้อมูลเพื่อการโน้มน้าวผู้ฟัง จึงไม่ได้อยู่ที่ข้อมูล เพราะการนำเสนอคือรูปแบบการสื่อสารประเภททหนึ่ง ความสำคัญของส่วนนี้จึงหมายถึงการแปลความหมายของสิ่งที่ผู้นำเสนอต้องการจะบอกกับคนฟังว่า ชุดตัวเลขเหล่านี้แปลว่าอะไร มีความหมายต่อการนำเสนอเช่นไร แล้วมันเกี่ยวข้องอะไรกับคนฟังหรือความหมายของชุดข้อมูลให้อะไรกับผู้ฟัง

ผมอยากเสริมความเห็นส่วนตัวตรงนี้เข้าไปหน่อยว่า ดังนั้นก่อนจะขึ้นสไลด์ข้อมูล ถามตัวเองดีๆว่าสิ่งที่ขึ้นบนสไลด์มันมีความหมายอย่างไร? ไม่ใช่ใส่เพราะทำให้การนำเสนอดูดีดูแน่นหนาหรือสร้างความน่าเชื่อถือ ซึ่งบางครั้งเราอาจเคยเห็นตัวเลขของงบการเงินเต็มจอไปหมด เพียงแค่เพราะอยากจะบอกต้นทุนของการขนส่งมันลดลงเท่านั้น นั่นแปลว่า ตัวเลขอื่นๆยังไม่จำเป็นต้องขึ้นในสไลด์ในตอนนี้ก็ได้ เพราะเรากำลังโฟกัสในส่วนของต้นทุนและบ่อยครั้งผู้ฟังอาจะเป็นผู้บริหารที่ต้องฟังเรื่องเดิมในทุกๆเดือนซึ่งเป็นข้อมูลที่พอทราบกันอยู่แล้วการวิเคราะห์ตัวเลขที่แสดงต่างหากที่ผู้บริหารอยากรู้ว่ามันเกิดอะไรขึ้น อะไรคือสาเหตุ อะไรคือสิ่งที่ควรทำหรืออะไรที่ควรแก้ไข

ต่อไปนี้คือ 5 คำแนะนำสั้นๆที่นำเอาแนวคิดจากการได้ฟังคลิปสั้นๆของ Nancy Duarte แล้วนำมาเรียบเรียงให้ให้อ่านสั้นๆง่ายๆครับ

1. พูดแต่ความจริง (Tell the truth) ความน่าเชื่อถือของผู้นำเสนออยู่ที่ความจริงของสิ่งที่นำเสนอ
2. ตรงประเด็น (Get to the point) เราอาจต้องใส่ความหมายของข้อมูลด้วยการแปลผลให้ดูง่ายๆเสียก่อน เพื่อการสื่อสารให้คนฟังนั้นมีประสิทธิภาพ นึกภาพวิทยุที่มีคลื่นแทรกแล้วฟังไม่รู้เรื่องยังไง ข้อมูลหรืออะไรที่ไม่เกี่ยวข้องกับชุดข้อมูลที่เรานำเสนอก็เป็นเสมือนหนึ่งคลื่นแทรกที่จะทำให้คนฟังรำคาญเสียเปล่าๆ การแปลงข้อมูลอาจใช้การเปรียบเทียบเปรียบ (Analogy) กับสิ่งผู้ฟังสัมผัสได้หรือเข้าใจก็จะช่วยให้เห็นภาพตามได้ง่ายขึ้น
3. เลือกการแสดงผลที่เหมาะสม (Right visual) คนเราเปรียบเทียบ Area ได้ยากกว่า Dimension ดังนั้นหากต้องการการเปรียบเทียบตัวเลขของเดือนหนึ่งกับอีกเดือน ไม่ควรใช้ Pie chart แต่ควรใช้ Bar chart มากกว่า ความสูงหรือยาวของแท่ง ดูเป็นมิตรกับสายตามากกว่า ถ้าหากพูดถึงแนวโน้ม Line chart แบบ 2D ดูง่ายกว่า 3D เป็นต้น
4. เน้นย้ำส่วนที่ต้องการโฟกัส (Hi-light) โปรดจงจำไว้ว่า วัตถุประสงค์ของสไลด์ไม่ใช่การแสดงข้อมูลแต่คือการสื่อสารบทสรุปจากข้อมูลนั้น หากดังต้องการสนับสนุนข้อมูลให้แน่นขึ้น ส่งเอกสารประกอบการบรรยายแล้วให้ผู้ฟังไปศึกษาเพิ่มเติมต่อ
5. KISS (Keep It Super Simple) ทำให้เรียบง่ายเข้าไว้ไม่เสียหาย กำจัดส่วนที่รกรุงรังออกไป เพื่อความชัดเจนของสิ่งที่ต้องการนำเสนอ แต่กว่าจะทำให้ง่ายนั้นต้องอาศัยการทำงานหนักในการออกแบบ แต่ผลของมันคุ้มค่าเสมอเชื่อเหอะ ไปดู Slide ของ Apple ตอนเปิดตัวสินค้าในแต่ละปีดูว่ามันเรียบง่ายแค่ไหน

ของแบบนี้ต้องฝึกฝน ลองผิดลองถูก และคำแนะนำเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องเชื่อว่าทำแบบนี้แล้วจะดีแน่ เพราะท้ายที่สุดแล้ว ผลลัพธ์จากการนำเสนอแต่ละครั้งต่างหากที่จะบอกได้ว่าวิธีไหนเวิร์คที่สุดสำหรับเรา !!!!

เบญจ์ ไทยอาภรณ์
www.PresentationBen.com
www.facebook.com/PresentationCafe