PresentationBen's Blog

ลมอะไรไม่รู้ทำให้ผมได้ไปพบสิ่งที่เรียกว่า TED Speaker Guide และหากท่านที่ยังไม่ทราบว่า TED คืออะไร ลองเข้าไปลองหาการนำเสนอดีๆได้ที่ www.ted.com ซึ่งผมได้เข้ารับชมเนื้อหาดีๆจากวิทยากรหลากหลายอาชีพและความสามารถมาเล่ามานำเสนอในหัวข้อต่างๆที่น่าสนใจแบบนับไม่ถ้วน ประการถัดมาคือ เอาไว้ศึกษารูปแบบการพูดและการนำเสนอ เพื่อนำมาปรับปรุงตัวเองรวมถึงเอาไว้เป็นต้นเรื่องในการเขียนโพสต์ที่น่าสนใจต่อไป

วันก่อนผมพยายามหาหนังสือใหม่ๆด้านการนำเสนอ (Presentation) มาหาอ่านเพิ่มเติมจาก Amazon เนื่องจากหลังๆหนังสือดีๆหลายเล่ม ล้วนผ่านตามาหลายสิบเล่ม แต่ยังไม่มีอะไรถูกใจ ทำไปทำมา ค้นลึกลงไป ดันไปเจอ “คู่มือการเตรียมตัว”สำหรับนักพูดที่ได้รับเชิญไปบนเวที TED ว่าควรมีการเตรียมตัวอย่างไร จึงขออนุญาตแปลและเรียบเรียงใหม่ด้วยภาษาของตัวเอง เผื่อจะมีประโยชน์กับท่านผู้อ่านครับ

ขั้นตอนการกำเนิดไอเดีย 

ลองนึกถึงบทความดีๆที่หลายท่านให้ความสนใจ ไอเดียที่ต้องการจะพูดนี้อาจเป็นเรื่องใหม่ก็ได้ หรืออาจจะเป็นการท้าทายความเชื่อเดิมๆที่ผู้ฟังมีอยู่เดิม ดังขึ้นการปิ๊งแว๊บแรกเพื่อกำเนิดเป็นไอเดียจึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้เรื่องราวที่เหลือนั้นน่าติดตามหรือน่าสนใจ เพราะเป็นเนื้อหาแม้จะเรื่องเดิมแต่มองด้วยมุมที่เปลี่ยนไป ผมอยากยกตัวอย่าง TED ที่ดีที่สุดอันหนึ่งที่ผมชอบมากๆ นั่นคือเรื่อง Start with why? โดย Simon Sinek โครงเรื่องนั้นเหมือนเดิม แต่ Sinek ตั้งคำถามที่น่าสนใจว่าทำไมผู้นำบางคนถึงเป็นแรงบันดาลใจให้กับผู้ตาม แม้ไม่มีเงินทองชื่อเสียง แต่ผู้ตามเหล่านั้นก็ทำงานให้แบบอาบเหงื่อ อาบเลือด เสียน้ำตาแบบถวายหัวกันเลยทีเดียว และความลับของเรื่องนี้คือ การสื่อสารที่ผู้นำแบบนี้มีเหมือนกันนั่นคือการจัดลำดับ What-Why-How เสียใหม่และสื่อสารออกไปให้กับผู้ตาม ลองดูคลิปด้านล่างประกอบนะครับ ดูกี่รอบ ผมก็ชอบทุกครั้ง เรื่องดูเหมือนจะไม่มีอะไรมากแต่จุดประกายมากเสียจนผมชมจบแบบรวดเดียวไม่มีสะดุดและทึ่งมากที่ Sinek นั้นพบมุมใหม่ๆในเรื่องเดิมแต่นำมาบิดเนื้อหาเสียจนกลายเป็นหนังสือที่โด่งดังไปทั่วโลก

คำถามข้อสำคัญที่เราสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้กับการนำเสนอได้ก็คือ ในคู่มือมีคำถามว่า จำเป็นหรือไม่ที่ผู้พูดต้องเป็น Expert ในหัวข้อที่นำมาพูด : คำตอบคือไม่จำเป็นขนาดนั้น แต่เราก็ต้องรู้ลึกหรือทำการบ้านในหัวข้อนั้นพอควร เพราะผู้ฟังคาดหวังที่จะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ดังนั้นข้อมูลสนับสนุนต่างๆควรได้รับการตรวจทาน ตรวจสอบแม้กระทั่งต้องไปค้นคว้า สัมภาษณ์ หาข้อมูลเพิ่มก็ควรพิจารณา เรื่องนี้ทำให้ผมนึกถึง การที่เราได้รับหัวข้อสำหรับนำเสนอในที่ทำงานหรือที่ไหนก็แล้วแต่ หากไม่ทำการบ้านหรือเชี่ยวในเนื้อหาบ้างมีหวังตกม้าตายแน่ๆ ไม่ใช่เพราะผู้ฟังจะถามหรืออะไรนะครับ แค่เราไม่มั่นใจในสิ่งที่พูดก็เพียงพอแล้วที่ภาษากายระหว่างนำเสนอที่เราแสดงออกจะบ่งบอกว่าเรามาไม่เต็ม สรุปคือ แม้ไม่ได้เป็นผู้เชี่ยวชาญก็สามารถนำเสนอดีๆได้ ขอให้ทำการบ้าน ศึกษา ค้นคว้า ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพิ่มเติมจะเป็นการดีที่สุด

3 คำถามสำคัญเพื่อตรวจสอบว่าไอเดียของเราพร้อมหรือไม่

ไอเดียนี้เป็นเรื่องใหม่หรือไม่ เราแน่ใจแล้วใช่มั้นว่าผู้ฟังอาจไม่เคยได้ยินเรื่องนี้มาก่อน อันนนี้ขอใส่ความเห็นส่วนตัวของเพื่อนนักธุรกิจหญิงคนหนึ่งให้ฟังว่า นั่งฟังลูกน้องนำเสนอด้วยรูปแบบเดิมๆทุกๆเดือน มันรู้แล้ว มันน่าเบื่อ มันไม่น่าสนใจอะไรเลย เพราะผู้จัดการฝ่ายขายจะมีตารางมาบอกว่า เดือนที่แล้วขายได้ยอดเท่าไหร่ ยอดตกเพราะอะไร ยอดเพิ่มเพราะอะไร สิ่งที่เพื่อนผมท่านนี้บ่นคือ เขารู้ตัวเลขมากหมดแล้วจากฝ่ายข้อมูล แต่สิ่งที่อยากรู้แต่ไม่เคยมีลูกน้องมารายงานคือ การวิเคราะห์ตัวเลขเหล่านั้น พร้อมคำแนะนำแบบเป็นทางเลือกให้ตัดสินใจได้เลย เช่น ยอดขายตกเพราะลึกๆแล้วเกิดจากผลกระทบของนโยบายบางอย่างของรัฐบาลที่เพิ่งประกาศใช้ ตอนนี้มีทางเลือกอยู่ 2 ทางคือ ให้ความรู้หรือจัดสัมมนาให้กับผู้แทนขายซึ่งประเมินแล้วจะได้ผลที่สุดแต่อาจจะต้องลงทุนก่อน และทางเลือกที่สองคือ ไม่ต้องทำอะไรเดี๋ยวหมดระยะเวลาของนโยบายเดี๋ยวยอดขายก็กลับมาแต่วิธีหลังสุดนี้อาจจะไม่ต้องเสียอะไรเพิ่มแต่จะเห็นผลช้ากว่าวิธีแรก

ไอเดียนี้น่าสนใจหรือไม่ ลองนึกดูว่าไอเดียนี้จะสามารถสร้างความสนใจให้ผู้ฟังที่มาจากหลากหลายวงการได้หรือเปล่า ใครจะแคร์ไอเดียนี้ ตรงนี้ผมอยากใส่คำถามแทนผู้นำเสนออีกอย่างคือ Why should I know this? หรือ What is it for me? แล้วเรื่องหรือไอเดียที่ผู้พูดต้องการนำเสนอนั้นมันสำคัญอย่างไรล่ะ? แล้วมันเกี่ยวอะไรกับฉัน อันนี้จะช่วยให้เราสามารถเข้าใจผู้ฟังหรือมองในมุมของผู้ฟังว่าเขาจะได้ประโยชน์อะไรกลับไปจากไอเดียนี้

ไอเดียนี้เป็นจริงหรือไม่  ถ้าหากเราต้องการนำเสนอ การค้นพบอะไรใหม่ๆหรืองานวิจัยใหม่ๆ ต้องให้แน่ใจว่ามีข้อมูลสนับสนุนที่เพียงพอ

ถ้าหากคำตอบของคำถามทั้ง 3 ข้อนี้มีคำว่า”ไม่” กรุณาเรียบเรียงไอเดียเสียใหม่ ลองปรึกษาผู้ที่ไม่อยู่ในสายงานที่เราให้ความนับถือว่าไอเดียนี้เป็นอย่างไรบ้าง ไล่ตามคำถาม 3 ข้อด้านบน หากมีคำตอบว่า “ไม่” กรุณาเรียบเรียงไอเดียเสียใหม่ และถ้าหากผู้จัดงาน TED มีคำตอบว่า “ไม่” ในคำถาม 3 ข้อข้างต้น กรุณาเรียบเรียงไอเดียเสียใหม่ดีกว่า

บทสรุปที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการนำเสนอคือ เนื้อหาในมุมใหม่ น่าสนใจ และเป็นเรื่องจริง

จัดการร่างเนื้อหาและบทพูด

อะไรคือโครงสร้างหลักที่สำคัญในการพูดครั้งนี้ ซึ่งจริงๆแล้วมีหลายรูปแบบมาก แต่พอจะสรุปโครงสร้างที่ทีมงานของ TED ค้นพบที่คิดว่าได้ผลคือ

• เริ่มต้นด้วยการทำให้ผู้ฟังนั้นแคร์หรือใส่ใจ ใช้ตัวอย่างที่น่าสนใจ ตรงนี้วิทยากรชั้นนำหลายท่านมักเรียก Phrase นี้ว่า Break the ice หรือการทำลายภูเขาน้ำแข็งที่ขวางกั้นระหว่างผู้พูดและผู้ฟังออกเสียก่อน
• อธิบายไอเดียด้วยอย่างชัดเจน เปี่ยมไปด้วยความเชื่อมั่น
• ลงลึกรายละเอียดถึงหลักฐานที่เราค้นพบตามด้วยว่า ทำไมต้องเป็นไอเดียนี้และหากต้องลงมือทำตามไอเดียของเราต้องทำอย่างไร
• ปิดท้ายด้วยไอเดียของเราจะส่งผลให้กับผู้ฟังอย่างไรหากเขายอมรับไอเดียนี้

คำแนะนำตรงนี้เพิ่มเติมคือ ส่งผู้ฟังไปยังไอเดียที่ต้องการในเวลาอันรวดเร็วพอสมควร อย่าโฟกัสที่ตัวเราเอง

ตรงนี้ผมเคยเขียนโพสต์หนึ่งเอาไว้และบังเอิญเหลือเกิน ยกตัวอย่างฮีโร่ด้านการนำเสนอท่านหนึ่งของผมซึ่งก็คือ Nancy Duarte ว่าโครงสร้างของการนำเสนอที่ดีมีรูปแบบอย่างไร ให้ใครอยากอ่านเพิ่มเติมคลิกได้ที่นี่ครับ

มีข้อแนะนำเพิ่มเติมบางประการจากทีมงาน TED ว่า แม้โครงสร้างจะมีหลายแบบให้เราเลือกใช้งาน แต่โปรดจำไว้ว่า เป้าหมายหลักนั้นคือการสื่อสารเรื่องไอเดียกับผู้ฟังอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่มาเล่าเรื่องเรื่อยเปื่อย และที่สำคัญอีกประการคือ โครงสร้างของรูปแบบการพูดไม่ควรให้พูดฟังนั้นมองเห็น เช่น ไม่ควรพูดว่าเราจะมาอธิบายการเล่าเรื่องXXX ก็คือให้เล่าเรื่องนั้นไปเลย หรือ พูดทำนองว่า หัวข้อนี้เราจะเริ่มแบบนี้ ถัดไปจะเป็นหัวข้อนั้นและปิดท้ายด้วยเรื่องสรุปแบบนี้

การแบ่งการนำเสนอออกเป็น 3 องค์ ซึ่งผมเคยทำรูปเปรียบเทียบตามรูปด้านล่างนี้ครับ

1. Introduction
2. Body
3. Conclusion

ในส่วนของเนื้อความที่เป็น Body ของการนำเสนอนั้น ลองพยายามรวบรวมค้นหาพวกหลักฐานหรืออะไรก็ตามที่เราค้นพบระหว่างค้นคว้า แล้วลองจัดลำดับความสำคัญของหัวข้อต่างๆโดยใช้วิจารณญาณว่าหากคนฟังต้องการความกระจ่างหรือคลี่คลายในประเด็นที่เรายกมา เขาควรได้รับหลักฐานที่เราเตรียมมาลำดับไหนก่อน ลำดับไหนหลัง สุดท้ายลองตัดสินใจดูว่าหัวข้อชุดไหนไม่จำเป็นอาจจะต้องตัดออกไปให้เหมาะสมกับเวลาที่มี ในส่วนนี้อาจจะต้องปรึกษาเพื่อนหรือที่ปรึกษาที่เราไว้ใจแต่อาจไม่ได้เข้าใจถึงเนื้อหานี้ว่า เขามีความเห็นของหัวข้อย่อยแต่ละแบบอย่างไร  และควรวางการปิดท้าย (Conclusion) ให้ผู้ฟังนั้นโน้มน้าวคล้อยตามในเชิงบวก ทิ้งท้ายไว้ซักหน่อยก็ได้ว่า ไอเดียที่เรานำเสนอนั้นอาจจะมีผลกระทบในเชิงสร้างสรรค์กับผู้ฟังหากเขาลองพิจารณานำมันไปใช้

ท้ายที่สุดตรงนี้ในแง่ของการจัดการเนื้อหาและโครงร่าง เราควรร่างสคริปต์หรือบทพูด วลีเด็ด ที่จำเป็นต้องใช้ระหว่างการนำเสนอ เพื่อเป็นทางเดินระหว่างนำเสนอ ควรใช้บทที่กระชับ สั้น ชัดเจน แต่ก็ยังคงเป็นธรรมชาติ สอดคล้องกับรูปแบบของตัวเราเอง

การจัดทำสื่อ

คำถามที่สำคัญตรงนี้คือ จำเป็นหรือไม่ที่การนำเสนอของเราต้องใช้สไลด์ ถ้าหากมันทำให้ผู้ฟังละความสนใจจากตัวเรา รับได้หรือเปล่า สไลด์ที่เตรียมมาเป็นผู้ช่วยเราหรือเป็นผู้นำในการนำเสนอครั้งนี้ มีนักพูดบนเวที TED หลายท่านที่ใช้สไลด์ได้ดี เช่น Dan Phillips, Jarrett Krosoczka and Rick Guidotti ทดลองเข้าไปค้นหาใน www.ted.com เพื่อเป็นแนวทางดู หัวใจสำคัญของการใช้สไลด์ที่ควรยึดถือคือ Keep it simple

หัวข้อแนะนำเพิ่มเติมสำหรับเรื่องสไลด์(เรียบเรียงเพิ่มเติม)

• ใช้ภาพเพื่อสื่อให้ผู้ฟังจดจำเรื่องราว บุคคล สถานที่
• ไม่จำเป็นต้องอธิบายภาพประกอบก็ได้ เพราะหากภาพที่ใช้นั้นเหมาะสมก็อธิบายได้ด้วยตัวเองอยู่แล้ว
• เลือกใช้กราฟที่เรียบง่าย ดูสบายตา
• ควรมีแค่หนึ่งไอเดียต่อหนึ่งสไลด์
• ใช้ตัวหนังสือให้น้อยเพราะหากผู้ฟังอ่าน แปลว่าเขาอาจไม่ได้ฟังเราพูดอยู่
• เช็คขนาดของสไลด์ (Aspect ratio) ให้ดีเพราะขนาดที่ใช้ในปัจจุบันมีที่ได้รับความนิยมคือ 16:9 และ 4:3
• ใช้รูปแบบตัวหนังสือที่เรียบง่าย อ่านได้ชัดเจน เหมาะกับขนาดของห้อง
• หากมีรูปแบบฟ้อนต์ที่ไม่ใช่มาตรฐานควรเตรียมจัดการไฟล์ให้ดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งการฝังฟ้อนต์ไปกับตัวสไลด์ด้วย ดังนั้นอาจต้องมีการทดสอบก่อนให้แน่ใจว่ารูปแบบที่แสดงผลนั้นโอเค
• ระวังเรื่องลิขสิทธิ์ในรูปภาพให้ดี ทางที่ดีควรใช้ภาพที่ถูกต้องตามสิทธิ์

การส่งมอบ (Delivery)

• การฝึกซ้อมจนคล่องช่วยให้การพูดเป็นธรรมชาติ และเกิดความมั่นใจ
• ลองจับเวลาระหว่างซ้อมเพราะเวลาในการนำเสนอเป็นของมีค่าสำหรับทุกคน
• ยืนด้วยความมั่นใจ ตัวตรงหรืออาจเดินได้บ้างหรือว่างพูด
• ไปถึงก่อนเวลาเพื่อซ้อมกับเวทีจริงหากเป็นไปได้
• ทดสอบอุปกรณ์ต่างๆ แสง สี เสียง คอมพิวเตอร์ ไฟล์ต่างๆ
• สำรวจเสื้อผ้า หน้า ผม ให้เรียบร้อย
• เข้าห้องน้ำให้เรียบร้อย

หวังว่าโพสต์นี้คงมีประโยชน์สำหรับทุกท่านที่อาจจะต้องใช้ทักษะเพื่อการนำเสนอในชีวิตการทำงาน ลองนำไปปรับใช้กันดู

ผมเรียบเรียงและแปลขึ้นด้วยภาษาของผมเองรวมถึงแทรกความคิดเห็นส่วนตัวเข้าไปด้วย หากมีข้อผิดพลาดประการใดต้องขออภัยใน ณ ที่นี้ด้วย

สุดท้ายนี้คงต้องขอบคุณ TED ที่สร้างสรรค์การพูดดีๆที่มีประโยชน์แบบนี้ เพื่อให้เราได้ศึกษาการพูดและนำเสนอดีๆเอาไว้เป็นต้นแบบในการพัฒนาตนเองต่อไปครับ

เบญจ์ ไทยอาภรณ์
http://www.PresentationBen.com
FB.me/PresentationCafe